В настоящий момент процесс согласования проектно-сметной документации представляет собой весьма продолжительную процедуру, которая может длиться несколько месяцев. Ключевой причиной является «круговое» согласование документов; к примеру, в случае выявления малейшей ошибки в документации (вне зависимости на каком из этапов это было сделано) всю процедуру потребуется проходить заново. Другая причина — задержка документов одной из сторон, что также встречается достаточно часто и тоже отрицательно сказывается на сроках согласования. Специалисты, проводившие исследование в данном направлении, предложили ряд методов, позволяющих упростить процедуру согласования, одним из которых является перевод процесса в электронный вид. Благодаря согласованию документации в электронном виде появится возможность сократить сроки согласования, а соответственно, более оперативно приступить к реализации строительного проекта. Снижение сроков на согласование выгодно всем сторонам, т. к. чем раньше будет завершена реализация проекта, тем быстрее он начнет приносить прибыль. Кроме того, электронный документооборот позволяет соблюсти технологию процесса, которая часто нарушается намеренно или же по незнанию. Ключевой особенностью документооборота в электронном виде является применение ЭЦП (электронной цифровой подписи), использующейся вместо обычной при утверждении проектной документации. В рамках статьи внимание уделено трем системам электронного документооборота, которые на территории Российской Федерации пользуются наибольшей популярностью, — это «ДЕЛО» («ЭОС»), DocsVision и Directum. В том числе проведено их сравнение, которое покажет, что в целом их функциональные возможности совпадают, однако есть и различия, заключающиеся в особенностях их реализации. Также перечислены менее востребованные отечественными специалистами СЭД.
