Специалисты отмечают, что достаточно часто при согласовании ПСД (проектно-сметной документации) в строительной отрасли наблюдается ситуация, при которой документооборот отнимает большое количество времени. Документы, подлежащие согласованию, перемещаются от одного сотрудника к другому. При этом зачастую специалисты вносят различные замечания и задерживают у себя документы в лучшем случае на несколько дней, а иногда и недель, что отрицательно отражается на сроках начала производства строительных работ, т. к. без необходимой документации приступить к выполнению необходимых мероприятий невозможно.
В ходе согласования документы проходят через большое количество специалистов: проектировщиков, сотрудников инжиниринговых компаний, работников службы заказчика, строителей и т. д. На каждом из этапов реализации проекта необходимо осуществить подготовку и согласование большого количества бумаг, что в результате отнимает большое количество времени.
До недавних пор согласование документации осуществлялось только в бумажном виде, но в связи с тем что это способ имеет большое количество недостатков, специалисты задумались об альтернативных вариантах. К ключевым недостаткам бумажного документооборота исследователи относят следующие:
- Большие временные затраты на передачу документов от одного специалиста к другому.
- Отсутствие возможности нахождения документации одновременно в нескольких местах.
- Высокий риск утраты документов в ходе передачи/пересылки. При этом в случае утраты даже одной из бумаг часто возникает необходимость в переоформлении всех остальных.
Данные недостатки негативно влияют на сроки, если же происходит утеря документа, то всю процедуру согласования приходится начинать заново.
В связи с вышеперечисленными недостатками у специалистов и возникла идея о внедрении электронного документооборота, который начал набирать популярность в геометрической прогрессии. Благодаря СЭД процесс согласования документов существенно ускорился. Кроме того, использование систем дает возможность обеспечить сохранность документации, облегчить ее поиск и процесс обмена.