Рассмотрим правила оформления титульного листа бланков трудовых книжек.
Согласно п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», после 31 декабря 2020 г. трудовая книжка на работника, принятого на работу впервые, заполняется теперь только в электронной форме. Поэтому заполнение титульного листа трудовой книжки на бумажном носителе возможно в случае, если владелец трудовой книжки уже работал и потерял ее, а переходить на электронную трудовую книжку отказался. В этом случае оформляется дубликат трудовой книжки. Титульный лист оформляется и в том случае, если все строки бумажной трудовой книжки заполнены и необходимо оформить вкладыш к трудовой книжке.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дубликатом считается повторный экземпляр подлинника с надписью или штампом «Дубликат».
Согласно п.27 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320к, «лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления». Но это в том случае, если работник не был трудоустроен в момент утери трудовой книжки. А если потерял или испортил трудовую книжку новый работодатель, то дубликат оформляет он.
Бланк для создания дубликата трудовой книжки или вкладыша можно использовать старого образца, если они имеются у работодателя. Если бланков старого образца нет, то применяется новый образец бланка трудовой книжки.
Бывают случаи, когда работнику оформили дубликат трудовой книжки, а он нашел старую. В этом случае необходимо на старой трудовой книжке сделать запись «Взамен выдан дубликат» с указанием серии и номера нового документа. Данная запись также может быть оформлена в виде штампа.