Штатное расписание относится к обязательным документам организации. Мы имеем право это утверждать в связи с упоминанием данного документа в ст. 57 ТК РФ, где сказано, что в трудовом договоре указываются специальность, профессия (квалификация) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция работника.
Следовательно, если должность, специальность или профессия определяются трудовым договором, то работодатель обязан иметь в организации штатное расписание. Но это ни в коей мере не обязывает работодателей – физических лиц также иметь штатное расписание, если они являются индивидуальными предпринимателями. В то же время при проверке отсутствие штатного расписания может быть расценено как нарушение законодательства о труде и может быть наложен штраф на работодателя в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.
Штатное расписание относится к локальным нормативным актам организации и носит организационно-правовой характер. В связи с этим данный документ подлежит обязательному утверждению. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» при утверждении штатного расписания применяют способ утверждения управленческих документов через издание другого документа. Таким документом может являться, например, приказ руководителя организации. Следовательно, обязанность по разработке и утверждению штатного расписания лежит на работодателе. Но необходимо помнить, что отсутствие штатного расписания, или его несоответствие трудовому договору, который заключается между работодателем и работником по взаимному соглашению, не может стать препятствием для осуществления работником своих трудовых прав.
Может возникнуть ситуация, когда работника принимают на работу на должность, не включенную в штатное расписание. В этом случае обращаемся к ст. 8 ТК РФ и снимаем противоречие в пользу работника.
Рекомендуется помнить о том, что отсутствие штатного расписания может повлечь ряд проблем. Например, работодатель, не имеющий утвержденного штатного расписания, не будет иметь возможности провести сокращение штатной численности работников, документально подтвердив легитимность своих действий при возникновении спорных ситуаций.