Совершенствование бизнес-процессов возможно в любом подразделении на промышленном предприятии. Каждый работник: от сборщика изделий до директора подразделения способен влиять на ход протекания процесса и предлагать действия для улучшения продуктивности работы на конкретном участке работы.
Контроль бизнес-процессов способен обеспечить порядок в деятельности промышленного предприятия, но наибольший эффект достигается при совершенствовании процессов.
Для этого необходимо применять системный подход и действовать по заданному алгоритму, состоящего из шести шагов.
Шесть шагов совершенствования бизнес-процессов
Планирование. Выберите бизнеспроцесс, который необходимо улучшить. Определите цели, которых хотите достичь с помощью модернизации. Соберите рабочую группу — участников процесса, которые знают, как работает процесс и которые способны предложить изменения.
Анализ. Проверьте последовательность шагов в описанном ранее процессе, сроки каждого действия. Проведите анализ имеющихся вводных данных.
Новый алгоритм. Совместно с участниками рабочей группы пройдитесь по шагам процесса. В ходе обсуждения останавливайтесь на каждом шаге с вопросом «Что можно улучшить: как сократить сроки или как автоматизировать шаг?». После такого мозгового штурма в группе, вы точно найдете один или несколько способов улучшить бизнеспроцесс. Зафиксируйте мысли и определитесь, какие ресурсы вам потребуются для внедрения изменений.
Привлечение ресурсов. Обеспечьте наличие персонала, оборудования и других ресурсов, необходимых для осуществления намеченных изменений.
Внедрение. Необходимые изменения внесите в блок-схему процесса. Проинформируйте всех сотрудников об изменениях в бизнес- процессе, которые прямо или косвенно связаны с процессом. Приступайте к тестированию внесенных изменений и фиксируйте результаты от 2 недель до 2-х месяцев, чтоб накопить необходимую статистику для анализа принятых изменений.
Непрерывное совершенствование. Проведите анализ статистики внесенных изменений. Результаты могут оказаться не только положительными, но и отрицательными. Поэтому, регулярно оценивайте эффективность выбранного процесса и при необходимости вносите дополнительные изменения. При негативных последствиях внедренных изменений, следует вернуться к третьему шагу и определить новые изменения в рабочей группе.