Одна из актуальных задач современного управления персоналом на различных предприятиях — внедрение электронного документооборота. Широко используемые сегодня в работе кадровых служб системы электронного документооборота (СЭД) направлены на повышение эффективности процессов управления персоналом. В этой связи теоретикоюридический анализ опыта электронного документооборота в ОАО «РЖД», возможностей и перспектив работы с электронными кадровыми документами на предприятиях железнодорожного транспорта приобретает особую актуальность для научного исследования, имеющую ценность для дальнейшего практического применения в процессе кадрового делопроизводства на предприятиях различных форм собственности.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) осуществляется в электронной системе. К одной из таких систем относится электронная платформа «Работа в России», доступная для использования с 01.09.2022. Различные организации могут использовать любую другую коммерческую электронную систему, в том числе собственной разработки.
Регулирование на федеральном уровне электронного кадрового документооборота (ЭКДО) оказало влияние на дальнейшее его развитие на предприятиях железнодорожного транспорта.
Для обеспечения процесса электронного документооборота в сфере трудовых отношений в ОАО «РЖД» разработан и внедрен порядок (распоряжение ОАО «РЖД» от 06.05.2022 № 1232/р), устанавливающий права, обязанности и ответственность сторон ЭКДО. Порядок устанавливает процедуру и организационно-управленческие условия взаимодействия всех участников ЭКДО в процессе оформления и регулирования трудовых отношений в электронном виде с применением электронной подписи. Указанным выше документом также определены необходимые в компании условия признания электронных кадровых документов. Кадровые работники ОАО «РЖД» могут создавать, подписывать, обмениваться, хранить, знакомиться и знакомить с электронными кадровыми документами в формате PDF.
Взаимодействие сотрудника компании и работодателя посредством ЭКДО осуществляется в корпоративной информационной системе ОАО «РЖД», позволяющей обеспечивать создание, обмен, подписание электронных документов, ознакомление с ними и фиксацию факта их получения сторонами трудовых отношений, а также хранение электронных документов в сервисном портале работника (https://my.rzd.ru/, https:// my.rzd), руководителя и неработающего пенсионера OAO «РЖД».