Потребность компаний и организаций в регламентации возникает, когда происходит организационный рост, количество объектов управления — работников и процессов — увеличивается, а менеджменту все сложнее управляться с объемом собственной работы. И это при том, что действительно хороший руководитель может активно влиять на своих 5–7 помощников/замов и воздействовать своим авторитетом еще на десяток ключевых специалистов, но остальные сотрудники могут остаться вне зоны его влияния. И если правил дальнейшего распределения зон ответственности нет, то требуется формализация рабочих взаимоотношений.
Регламентация — это закрепление правил взаимодействия и поведения для сотрудников при выполнении работ. Существует три основных способа управления: традиции, нормы и правила.
Традиции — это мягкие требования, с ними существует такая модель поведения, которую поощряет начальство, но нет сформулированных правил. По сути это эталон, но сотрудник сам решает, что ему «нравится или не нравится».
Нормы — это самые неофициальные и часто не закрепленные, но всегда соблюдаемые сотрудниками модели поведения, их контролируют лидеры организации, которые в той или иной мере наказывают за их нарушение.
Правила — по факту самый жесткий и действенный способ упорядочивания взаимоотношений. Правила однозначно и официально фиксируют в документах, положениях и регламентах стандартов деятельности, за их неисполнение наказывают. Правилами регулируют основные технологии и процессы производства, за которыми ведут наблюдение менеджеры качества, это также может быть дресс-код, поведение в соцсетях и даже поведение сотрудников и их общение вне стен компании.
Субъекты основной деятельности — все сотрудники. Субъекты бывают индивидуальными, а также коллективными. Чтобы их регламентировать, создают документы, такие как должностные инструкции, различные положения, регламенты.
Процессы основной деятельности на предприятии общепита — это зоны производства и зоны продажи. Для регламентации процессов создается нормативная документация (типовые положения, различные инструкции, методики). В разработке и комплексном мониторинге различных нормативных документов имеют решающий голос такие специалисты, как шеф-повар, бухгалтерия, другие управленцы. Ресурсы — деньги, сырье, комплектующие, сотрудники. Распределение ресурсов происходит с обязательным использованием утвержденных планов предприятия и внедренных отраслевых нормативов.