Чем хороши электронные замки? Они легко перепрограммируются, работая по принципу «новый гость — новый ключ»: постоялец может пользоваться ключом-картой только в период своего проживания в отеле. Помимо этого, электронные замки запоминают, кто и когда их открывал. Комбинация этих свойств и обеспечивает защиту как гостя, так и самого отеля. Для программирования электронных замков и считывания информации из памяти замка используется портативный энкодер-считыватель. Электронный ключ (карта) дает возможность гостям проходить в номер, конференц-зал, фитнес-клуб, сауну и т. д. строго в соответствии со сроком проживания и пакетом оплаченных услуг. Ключи персонала позволяют открывать помещения, разрешенные данному сотруднику, в соответствии с его кругом обязанностей и временными ограничениями (посменная работа). Ключи посетителей позволяют пользоваться услугами отеля не проживающим в нем гостям (участники конференции, посетители фитнес-клуба). Карты могут использоваться также для внутригостиничных платежей и безналичных расчетов в ближайшем магазинчике. Выпуск электронных карт-ключей производится с помощью специальной кодирующей системы — энкодера или через центральный компьютер системы управления гостиницей PMS.
Большинство гостиниц, построенных в конце прошлого века, используют замки Magnetic и электронные карты с магнитной полосой, основной недостаток которых — возможность их несанкционированного копирования.
Большинство гостиниц, построенных в конце прошлого века, используют замки Magnetic и электронные карты с магнитной полосой, основной недостаток которых — возможность их несанкционированного копирования. В конце 1990-х годов на рынке появились замки со смарт-картами (встроенный микрочип), а несколько лет назад — Proximity с использованием технологии Wi-Fi. Преимущество магнитных карт — их низкая стоимость (до 10 центов/шт.), но это преимущество временное, поскольку технология производства быстро совершенствуется, и уже сегодня карты Proximity широко используются даже для турникетов в метро. Тем не менее сильно сказывается инерционность принятия решений, до сих пор многие гостиницы по-прежнему выбирают замки Magnetic. В порядке обсуждения этого вопроса приведем сравнительные характеристики электронных замков Magnetic и Proximity.