Любое предприятие питания в условиях растущей конкуренции на рынке и острой борьбы за каждого клиента для эффективного ведения бизнеса требует серьезного подхода в управленческих вопросах. С одной стороны, потребность в новых современных технологиях диктуется жизненной необходимостью идти в ногу со временем, а с другой стороны, многие посетители заведений общепита с каждым годом становятся все более искушенными и предъявляют повышенные требования к качественному сервису и уровню обслуживания. Все это невольно сказывается на стратегии развития ресторанного бизнеса. Зачастую клиенты видят панацею от всех проблем лишь в автоматизации работы зала, ошибочно полагая, что этого окажется вполне достаточно для получения всей необходимой информации о деятельности заведения. На самом деле попытки сэкономить на комплексном оснащении и, в частности, на установке учетной программы зачастую приводят к злоупотреблениям со стороны персонала и низкому уровню обслуживания клиентов.
Основные задачи программного обеспечения, функционирующего в офисе, — back office — связаны с учетом движения товарно-материальных ценностей на основании данных по реализации через расчетнокассовые узлы. Помимо этого, учетная система призвана формировать необходимые отчеты для оперативного учета и анализа деятельности предприятия и поддерживать все операции, связанные с закупкой, хранением и реализацией товаров, полуфабрикатов и готовых блюд, а также отслеживать все действия по взаиморасчетам с покупателями и поставщиками.
При помощи back offi ce можно проанализировать любой из этапов деятельности предприятия. Например, за счет оперативного управления запасами удастся избежать закупки излишнего количества продукции и нерационального расходования средств на приобретение невостребованных позиций. В результате этого сократятся потери от возможной порчи продуктов и не произойдет затоваривания складов. Благодаря системе удастся быстро отслеживать сроки хранения продуктов, своевременно пуская в оборот скоропортящиеся позиции. Анализ отчетов о реализации блюд позволит грамотно спланировать процесс закупок, делая акцент на закупку наиболее ходовых позиций.