Современные условия обеспечения выполнения работниками трудовой функции претерпевают значительные изменения. Активизация внедрения «цифры» в трудовой процесс происходит стремительно и охватывает многочисленные категории работников и работодателей. Противиться этому процессу нецелесообразно и бессмысленно, что отмечается учеными и законодателем [1–3]. Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы [4], Федеральный закон «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» [5], Федеральный закон «Об электронной подписи» [6], Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [7] планомерно способствуют не только цифровизации кадрового документооборота, но и коренной перестройке оформления работодателем всей кадровой документации и внедрению принципиально новых методов работы с работником. Не факт, что в результате цифровизации сохранится прежнее количество рабочих мест и содержание трудовых функций работников не изменится.
К первому шагу внедрения «цифры» в кадровый документооборот можно отнести обязательную передачу работодателем в электронной форме сведений о трудовой деятельности их работников в Пенсионный фонд РФ. Па практике этот документ стали называть электронной трудовой книжкой. Обязанность у работодателей по передаче сведений о трудовой деятельности работника возникла с 1 января 2020 г. за период, начиная с этого дня и ежемесячно. Для полного формирования электронной трудовой книжки с 1 января 2021 г. работнику предоставлено право обратиться в Пенсионный фонд РФ с заявлением о внесении сведений о трудовой деятельности до 1 января 2020 г. [8].
Это позволит оптимизировать процесс формирования электронной трудовой книжки, наполнения ее сведениями за прошедший период, поскольку работники, которые трудоустраиваются на работу после 1 января 2020 г., практически всегда вынуждены представлять бумажную трудовую книжку наряду со сведениями о трудовой деятельности отчасти, чтобы показать положительные стороны своей трудовой деятельности за прошедший период, отчасти для исчисления возможных пособий и иных выплат. Пока формирование осуществляется за период с 2002 г. Заметим, что Пенсионный фонд РФ, не дожидаясь нормативного закрепления своих действий, еще в декабре 2020 г. стал рассылать письма работодателям о необходимости включения в электронную трудовую книжку работникам периодов трудовой деятельности до 1 января 2020 г.