Первый вопрос — заполнение и хранение трудовых книжек. Вести трудовые книжки должен работодатель. Отдавать эту работу специалистам других организаций нельзя. На этом настаивает Роструд. Чиновники свою позицию объясняют тем, что закон не разрешает вносить записи в этот документ кому-то, кроме работодателя. Об этом гласит ст. 66 ТК РФ.
Хранить трудовые книжки тоже надо в организации. Сотрудник в любой момент может запросить заверенную копию книжки или выписку из нее. Выдать документы работодатель обязан в течение трех рабочих дней. Будете хранить книжки не в своей организации — процедура затянется и сотрудник сможет потребовать компенсацию за задержку документов, о чем сказано в ст. 62 ТК РФ.
Второй вопрос — воинский учет. Работодатель обязан назначить ответственного сотрудника, который ведет воинский учет и отчитывается перед военкоматом. Приказ о назначении ответственного нужно согласовать с военкоматом, приложение 4 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил 11.07.2017. Форма приказа, которую рекомендуют проверяющие из военкомата, не допускает, чтобы воинский учет вел человек, который не состоит в штате организации.
Даже если руководство сможет «договориться» с военным комиссаром, что форма приказа в вашей организации будет другая, придется приложить к нему заверенную копию договора с компанией-аутсорсером и следить, чтобы ответственный специалист не уволился и не заболел в то время, когда нужно сдавать отчет или проводить сверку с военкоматом.
Третий момент — это хранение оригиналов кадровых документов. Если отдать все оригиналы сторонней организации, то впоследствии придется решать проблемы с сотрудниками и проверяющими. Работники вашей организации могут запросить заверенную копию документа, который связан с их работой, например приказ о приеме на работу или выписку из графика отпусков.
Инспектор ГИТ может прийти с проверкой без предупреждения, о чем гласит ч. 9 ст. 360 ТК, ч. 17 ст. 10 закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ. Чтобы доказать инспектору, что вы не пытаетесь тянуть время, придется представить ему договор с организацией, которая ведет кадры, там должно быть прописано условие о том, что документы вы храните в офисе другой организации. Только договором здесь обойтись не получится, еще нужен и приказ по основной деятельности — приказ о том, что оригиналы документов хранятся в офисе другой организации. Но даже если вы покажете инспектору эти документы, не рассчитывайте, что он перенесет проверку. Выкручиваться придется работодателю, которого проверяют.