При приеме на работу в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации работник предъявляет следующие документы:
• подлинник паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• карточку СНИЛС;
• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности;
• документы об образовании;
• военный билет.
В отдельных случаях законодательством предусматривается необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. Также работник может представить:
• свидетельство о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (ИНН);
• свидетельства о рождении детей (в целях получения вычета по НДФЛ, получения гарантий и компенсаций, предусмотренных для работников, имеющих детей);
• справку (справки) о сумме заработка с места (мест) работы у другого работодателя (у других работодателей) для расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.
Законодательство не обязывает работодателя делать копии с данных документов и помещать их в личное дело работника, но практика показывает обратное.
Так, при приеме на работу работодатели делают копии документов работников, например паспорта, ИНН, военного билета, документа об образовании, а в дальнейшем передают их в архив в составе личного дела. Но данные копии документов можно хранить только с согласия работника, а вот передавать их в архив совсем необязательно.
Личное дело — это совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в данной организации.
Ведение личного дела обязательно только для государственных и муниципальных служащих в соответствии с Федеральными законами от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации». Личные дела уволенных со службы сотрудников хранятся в кадровом подразделении в течение 10 лет со дня увольнения, затем передаются в государственный архив.