Унификация документов по форме и по содержанию является одним из необходимых условий автоматизации кадровой деятельности. Некоторые унифицированные формы документов по кадровой деятельности входят в Унифицированную систему первичной учетной документации и включены в Альбом форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденный постановлением Госкомстат России от 05.01.2004 № 1. Унифицированные формы таких документов, как приказ о приеме на работу, приказ о переводе на другую работу, табель учета рабочего времени, штатное расписание и другие, содержат постоянную и переменную информацию, требующую заполнения, и применяются практически всеми организациями, включены в системы электронного документооборота кадровой деятельности.
Унифицированные формы кадровых документов также включены в Общероссийский классификатор управленческой документации. Одной из задач ОКУД является исключение из обращения неунифицированных форм документов.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. В ОКУД документы объединены в унифицированные системы документации.
Каждый документ должен входить только в одну систему документации, и его форма должна быть унифицирована единожды.
Документы, применяемые при документировании кадровой деятельности в ОКУД включены в и Унифицированную систему организационно-распорядительной документации и разбиты по нескольким подсистемам В подсистему «Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации» входят такие документы, как штатное расписание, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция. В подсистему «Документация о приеме на работу» включена форма приказа о приеме на работу; в подсистему «Документация о переводе на другую работу» — формы заявления о переводе на другую работу и приказа о переводе на другую работу; в подсистему «Документация по увольнению с работы» включены формы приказа об увольнении и заявления об увольнении; в подсистему «Документация по оформлению отпусков» включены формы графика отпусков, заявления о предоставлении отпуска и приказа о предоставлении отпуска; в подсистему «Документация по оформлению поощрений» включены формы таких документов, как представление о поощрении и приказ о поощрении; в подсистему «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий» включены формы докладной и объяснительной записок о нарушении трудовой дисциплины и приказа о наложении дисциплинарного взыскания.