Термином «электронный документооборот в сфере трудовых отношений» обозначают процесс формирования, подписания, применения и хранения работодателями, сотрудниками либо лицами, принимаемыми на работу, электронных версий документов, относящихся к трудовой деятельности, без повторного оформления на бумаге, кроме ситуаций, установленных Трудовым кодексом РФ. Данное определение закреплено в ст. 22.1 ТК РФ.
Согласно ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ, работодатели имеют возможность организовать электронный кадровый документооборот (КЭДО) двумя способами: использовать государственную цифровую платформу «Работа в России» или собственную внутреннюю информационную систему (ИС работодателя). Условия работы с цифровой платформой «Работа в России» регулируются Постановлением Правительства Российской Федерации от 25.08.2015 №885 «Об информационно-аналитической системе «Общероссийская база вакансий "Работа в России"». Доступ к ресурсу «Работа в России» специалисты кадровых служб получают через Единую площадку госуслуг (ЕПГУ).
Если организация выбирает собственный внутренний ресурс для ведения электронного кадрового документооборота, такая система должна обеспечивать выполнение ряда функций: создание и фиксацию электронных документов; подпись их с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (или иных видов подписей, соответствующих нормам ТК РФ); подтверждение получения документа сторонами трудовых отношений; а также надежное хранение электронных документов.
Подавляющую часть документов, отражающих отношения между сотрудником и работодателем, можно оформлять в электронном виде. К ним относятся, например, трудовые договоры и контракты, изменения условий договора, приказы о приеме и зачислении, перемещениях внутри организации (исключая расторжение договора или контракта), представления на должность, заявления, служебные записки, возникающие в ходе трудовых отношений между работником и работодателем.
Заявления работников, письмауведомления, напоминания и предостережения работодателя могут находиться в электронной форме и отправляться друг другу через корпоративную информационную систему компании, единый портал государственных услуг (ЕПГУ) или цифровую платформу «Работа в России».