Этот служащий, будучи представителем гостиницы, общается с гостями на протяжении всего срока их проживания. Непосредственно он подчиняется руководителю службы (Front Offi ce Manager), должен пройти соответствующую профессиональную подготовку, знать ключевые вопросы обеспечения безопасности в отеле, а также нормативную документацию, включая ГОСТ «Туристскоэкскурсионное обслуживание. Классификация гостиниц», «Правила пользования гостиницами и предоставления гостиничных услуг» и т. п.
Его основные функции:
— выполнение различных подготовительных действий по приему гостей;
— подборка номеров для брони;
— фиксация продолжительности проживания гостей;
— проверка документов при регистрации, выявление срока их действия;
— подбор необходимого номера клиенту в соответствии с его требованиями;
— определение стоимости номера, включая скидки и налоги (НДС, гостиничный сбор);
— определение способа оплаты и проведение необходимых кредитно-чековых процедур;
— сбор и классификация необходимой информации о гостях и номерах гостиницы;
— координирование своей работы с хозяйственной службой и другими подразделениями;
— ответственность за движение и сохранность ключей от номеров, а также за оборудование, включая сейф;
— обеспечение доставки почты и посылок проживающим.
Дежурный администратор, как и каждый сотрудник, должен владеть полной информацией о предоставляемых отелем услугах, сообщать о них гостям, предлагать на выбор несколько вариантов. В ночные и утренние часы в отсутствие руководителя предприятия он обязан решать все вопросы, связанные с эксплуатацией гостиницы, включая режим экономии энергоресурсов, соблюдение персоналом выполнения своих обязанностей, принимать меры к ликвидации различных конфликтных ситуаций.
У дежурного администратора должна храниться Книга отзывов и предложений, которую он обязан выдавать по первому требованию клиентов.
Во время дежурства ему подчиняются все работники вестибюльной группы: швейцары, гардеробщики, работники камеры хранения, кассиры, портье и весь дежурный персонал других служб гостиницы.