В соответствии с ГОСТ Р 7.0.82013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» подписание документа – это заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме. Подпись – это реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
Правильно оформленный реквизит «подпись» в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» должен включать в себя три элемента:
● должность полномочного лица;
● собственноручную роспись должностного лица;
● расшифровку подписи.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Образец собственноручной подписи (личной подписи) каждого гражданина содержится в документе, удостоверяющем личность (паспорте).
Располагаются данные элементы в одну строку, начиная от левого поля без абзаца, например:
Наименование должности полномочного лица в реквизите «подпись» оформляется в соответствии с наименованием, указанным в штатном расписании. Наименование организации включается в элемент «должность полномочного лица» в том случае, если документ оформляется не на бланке организации, например:
В трудовых договорах (контрактах) подписи сторон также указываются на одном уровне с указанием полных сведений о сторонах договора или же только их условных обозначений («работодатель», «работник»).
Допускается в реквизите «подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:
Наименование должности, расположенное в несколько строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Если документ оформлен на бланке должностного лица, то наименование должности полномочного лица будет отсутствовать. Пример должностного бланка представлен в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».