Рассмотрим, какие шаги следует предпринять кадровой службе компании, чтобы составить график отпусков на следующий год.
Шаг 1. Издать приказ о составлении графика отпусков
Такой шаг законодательством не предусмотрен, но компании пользуются им для организации процесса составления отпусков. Особенно это важно, если компания многочисленная и собрать с работников их пожелания в отношении отпусков не так просто. Руководители подразделений и работники нередко игнорируют обращения кадровой службы. Поэтому приказ руководителя о необходимости составить график отпусков и закреплении порядка предоставления сведений для графика придаст данной процедуре официальный статус и позволит уложиться в нужные сроки.
Шаг 2. Собрать сведения о пожеланиях работников
Если компания небольшая, то собрать опросные листы с пожеланиями работников может и кадровая служба. Если в компании много подразделений, то лучше, если сбором пожеланий работников займутся руководители подразделений. Ведь при этом необходимо будет учесть взаимозаменяемость работников, производственные планы, необходимость в том или ином работнике.
В этом случае задача кадровой службы – получить от руководителей подразделений заполненные опросные листы. Данные опросные листы, если они содержат подписи работников, можно также использовать в случае спора как доказательства согласия работников на разделение отпуска на части.
Шаг 3. Подготовить проект графика отпусков
После сбора сведений о желаемых датах отпуска составляем график отпусков, используя унифицированную форму Т-7 или форму, разработанную компанией.
Обращаем внимание, что сведения о предполагаемых периодах отпуска могут располагаться как по работникам, так и в хронологическом порядке (см. пример 4).
Шаг 4. Учесть мнение профсоюза (при наличии)
Если в организации есть профсоюзный орган, график обязательно согласовывается с ним (ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен ст. 372 ТК РФ. Документом, подтверждающим факт согласования, обычно является выписка из протокола заседания профсоюзной организации. Если профсоюз не согласен с графиком, он направляет работодателю свое мотивированное мнение. Работодатель вправе принять его и внести изменения в график отпусков либо не согласиться (в этом случае стороны проводят дополнительные консультации и составляют протокол разногласий). В унифицированной форме Т-7 предусмотрен специальный реквизит для отметки об учете мнения профсоюзной организации.