Конец ноября. Коллеги готовятся к новогоднему корпоративу. Обсуждают костюмы и планы. А начальнику отдела кадров не до этих обсуждений. Подходит срок составления графика отпусков. Столько забот – собрать сведения, кто и когда желает в отпуск, проанализировать данные, заполнить формы, утвердить руководителем, ознакомить сотрудников… и не допустить при этом ошибок. Давайте повторим еще раз, как правильно составить график отпусков.
Трудовой кодекс РФ в ст. 123 предписывает составлять график не позднее чем за две недели до наступления календарного года, в отношении которого он составляется. Например, график отпусков на 2016 г. должен быть составлен и утвержден не позднее 17 декабря 2015 г. Составляя график, работодатель определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Даже если в январе и в феврале никто из работников не пойдет в отпуск, компании не стоит переносить составление графика отпусков на более поздний срок. Ведь указанная норма является императивной, и возможность утверждения графика отпусков в более поздний срок законодательно не предусмотрена.
Некоторые компании утверждают, что составление графика отпусков – процедура устаревшая и формальная, которая проводится только во исполнение норм законодательства. Но, на наш взгляд, график отпусков может помочь работодателю планировать рабочее время работников и не только его. Чем фактически этот документ может помочь работодателю?
График отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и позволяет работодателю:
● обеспечить бесперебойную работу производства и при необходимости заранее найти замену уходящему в отпуск работнику;
● заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные, которые выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ);
● контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливания неиспользованных дней отпуска.
Трудовое законодательство не регламентирует процедуру учета пожеланий работников при утверждении графика отпусков, однако, необходимость такого учета подтверждается судебной практикой.