Письма — это обобщенное название разнообразных по содержанию документов. Письма обеспечивают коммуникативную связь между организациями и организациями, между организациями и гражданами, между организациями и должностными лицами. Служба персонала организации также осуществляет информационно-коммуникационную работу с помощью составления писем. В процессе поиска кандидатов на вакантную должность происходит отбор соискателей, по результатам которого составляется либо письмо-предложение, либо письмо-отказ.
Наиболее сложным представляется составление письма-отказа соискателю. При составлении письма-отказа необходимо придерживаться норм Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ).
Так, в ст. 64 ТК РФ «Гарантии при заключении трудового договора» указано, что отказ должен быть обоснован и связан исключительно с деловыми качествами работника.
Понятие деловых качеств работников представлено в постановлении Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17.03.2004 №2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».
Под деловыми качествами работника понимаются способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных и личностных качеств.
В соответствии со ст. 3 ТК РФ отказ в трудоустройстве по причине наличия судимости является дискриминацией в сфере труда, что является недопустимым и повлечет административное наказание работодателя.
К профессионально-квалификационным качествам относится наличие у кандидата определенной профессии, специальности, квалификации.
К личностным качествам относятся состояние здоровья, наличие определенного образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли.
Также требованиями к кандидату могут быть знание иностранного языка или определенного языка программирования.
Если в организации разрабатываются должностные инструкции, то в них необходимо указывать конкретные требования к кандидатам, учитывая как потребности организации, так и рекомендации профессиональных стандартов и различных квалификационных справочников.