Одной из составляющих кадровой работы на государственной гражданской службе является ведение личных дел государственных служащих, в которые вносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы, и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.
На практике нередко возникает вопрос отнесения сведений, содержащихся в личных делах, к служебной тайне, и, как следствие, нанесение на личное дело пометки «Для служебного пользования».
В положении о персональных данных государственного гражданского служащего и ведении его личного дела указан исчерпывающий перечень документов, приобщаемых к личному делу государственного служащего.
Часть документов содержит непосредственно персональные данные, представленные самим гражданином (например, копия паспорта, анкета), остальные документы связаны с прохождением им государственной службы (например, копии актов о назначении на должность, переводе на иную должность).
При этом отдельные документы, связанные с прохождением государственной гражданской службы и приобщаемые к личному делу, также содержат персональные данные (например, служебный контракт и дополнительные соглашения к нему).
Законодатель определил, что персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации).
Согласно Перечню к сведениям конфиденциального характера, в частности, относятся:
● сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные);