Личные карточки ведутся на всех работников организации, в том числе на работников, заключивших срочный трудовой договор, и внешних совместителей. На обязательное ведение этого документа указывает норма п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках»: «С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку».
Форма личной карточки предусматривает использование бумаги формата А3 с заполнением лицевой и оборотной сторон листа. Поскольку это документ длительного хранения, желательно печатать его на плотной бумаге (тонкий картон).
В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20, работодатель при необходимости может вносить изменение в унифицированную форму № Т-2 в части включения дополнительных строк и вкладных листов. Все реквизиты унифицированной формы при этом должны оставаться без изменения.
Работодатель вправе вести личные карточки работников в электронном виде, но это не освобождает его от обязанности распечатывать их и иметь на бумажном носителе.
Ответственность за правильное ведение личной карточки несет работник кадровой службы.
Форма личной карточки предусматривает использование бумаги формата А3 с заполнением лицевой и оборотной сторон листа.
Для заполнения личной карточки необходимы следующие документы:
● паспорт или иной документ, удостоверяющий личность работника;
● трудовая книжка работника;
● документы воинского учета (для военнообязанных);
● документы об образовании, профессии, квалификации;
● страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;