Одной из задач кадрового делопроизводства является управление жизненным циклом организационно-правовой документации, регулирующей права, обязанности и ответственность сотрудников, работающих в компании. К этой документации относятся должностные инструкции и регламенты бизнес-процессов. Необходимо отметить, что эти документы не являются обязательными к разработке и внедрению на предприятии, но они могут существенно облегчить реализацию процедур управления и контроля исполнения сотрудниками своих функциональных обязанностей.
Должностная инструкция – это организационно-распорядительный документ, с помощью которого определяются права, обязанности и ответственность конкретного должностного лица [1]. Это локальный организационно-правовой акт, обязательный к исполнению, без ограничений по сроку действия. Можно сказать, что она (должностная инструкция) является универсальным документом, поскольку она будет полезна для любой компании как инструмент организации и управления деятельностью сотрудников.
Некоторые компании пренебрегают составлением должностных инструкций. А в тех, где такая работа ведется, часто ответственность за их написание возлагают на специалистов по работе с персоналом. Такой подход не позволяет получить максимальный эффект, поскольку сотрудники отдела кадров не обладают полной информацией о специфике деятельности и требованиях, предъявляемых к конкретном у должностному лицу. Это приводит к составлению типовой инструкции, не содержащей уточняющих и дополняющих формулировок, которые призваны более точно охарактеризовать деятельность сотрудника. Cледовательно, по большому счету, задача выполнена частично, данный организационный документ не сможет в полной мере быть использован по назначению, то есть применен для реализации управленческих и контрольных функций должным образом.
Однако, если более внимательно подойти к процедуре ее написания, привлечь руководителя соответствующего структурного подразделения, согласовать ее с юристом и другими заинтересованными лицами, то получится качественный документ, позволяющий четко определить требования, предъявляемые к должностному лицу, а также его права и взаимоотношения, возникающие в рамках исполнения его функциональных обязанностей.