В жизни каждого человека может возникнуть необходимость восстановить информацию о событиях, имевших место годы или даже десятилетия назад. Это может быть информация о подтверждении:
- трудового стажа и размера заработной платы;
- службы в воинских частях и формированиях;
- состояния здоровья;
- награждения, присвоения званий;
- получения образования;
- об актах гражданского состояния и т.п.
Необходимость получения данной информации обычно оформляется в виде запроса в государственный, муниципальный или иной архив. Архив организации обязан предоставить информацию о запрашиваемых документах бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации.
Архивный запрос оформляют в виде обычного письма-запроса и отправляют по почте. Запрос в Росархив может быть направлен по почте, по электронной почте, запрос можно подать через специальную форму на сайте Росархива.
Запросы граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация по просьбе архива может быть восполнена. Запрос или обращение должны быть понятными, не содержать нецензурных и других некорректных выражений.
Так как унифицированной формы письма-запроса не существует, то, проведя анализ запросов различного характера в архивы, можно сделать вывод, что письмо-запрос должно содержать следующие обязательные сведения:
1) наименование архивного учреждения или организации, в которое направлено заявление;
2) фамилию, имя, отчество (полностью) заявителя, адрес проживания и контактный номер телефона;
3) подпись заявителя;
4) дату запроса.
В начале письма необходимо указать тему запроса и хронологические рамки интересующей информации (заголовок к тексту).