Анализ со стояния работы с кадровой документацией в ОСП Магнитогорский почтамт УФПС Челябинской области – филиала ФГУП «Почта России» показал, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:
1) неверное оформление кадровых документов;
2) незнание правил придания кадровым документам юридической силы;
3) неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых кадровых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события.
Проанализировав все недочеты, мы предлагаем реализовать следующие меры по совершенствованию процессов документирования движения персонала в ОСП Магнитогорский почтамт УФПС Челябинской области – филиала ФГУП «Почта России»:
1) определить основные виды документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы;
2) прекратить составлять некоторые виды традиционных кадровых документов, долгие годы оформлявшихся в обязательном порядке;
3) увеличить общее количество кадровых документов, необходимых для оформления трудовых отношений, за счет ввода в обращение новых видов обязательных документов;
4) увеличить число видов документов, с которыми работодатель обязан ознакомить работника под роспись (например, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, локальные нормативные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника; приказы (распоряжения) о приеме на работу, прекращении трудового договора, применении дисциплинарного взыскания; документы работодателя, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, информиру ющие работников об их правах и обязанностях в этой области и др.);
5) использовать документы с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки), при этом обратить внимание на правильное оформление следующих реквизитов:
- реквизит «Дата» оформлять от руки, цифровым или словесно-цифровым способом;
- реквизит «Номер документа» проставлять на всех видах документов, где он требуется, так как это один из реквизитов, придающих документу юридическую силу, к тому же наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.
- реквизит «Текст» должен содержать только необходимую информацию, четко излагать суть рассматриваемого вопроса, определять ответственных исполнителей и реальные и обоснованные сроки исполнения.
- в реквизите «Подпись» инициалы имени и отчества должны располагаться перед фамилией, если
указано наименование должности
лица, подписавшего документ, и после фамилии, если наименование
должности лица не указано.
- реквизит «Виза согласования»
включает в себя подпись и должность визирующего документ,
расшифровку подписи (инициалы
и фамилию) и дату подписания.
Непосредственно на предприятии ежегодно проводить семинары, производить тестирование работников кадровой службы на знание законодательства в области трудовых отношений, а также на определение уровня профессиональных знаний.