Для того чтобы правильно вести работу с совместителями в своей организации, необходимо в первую очередь внести правильную запись о совместительстве.
Как и в какой срок вносить записи о работе по совместительству, ни Трудовой кодекс, ни Правила ведения трудовых книжек, ни Инструкция по ведению трудовых книжек не объясняют. Из ТК РФ следует, что, пока совместитель сам не попросит, вносить в его трудовую книжку записи о приеме, переводе и увольнении вы не обязаны, ч. 5 ст. 66 ТК РФ.
Если работник — внутренний совместитель, то для записи достаточно, чтобы работник принес заявление, при этом подтверждающие документы, на основании которых вы можете внести запись в трудовую книжку, у вас есть. Здесь необходимо учесть, что не следует требовать, когда принимаете по внутреннему совместительству:
1. Страховое пенсионное свидетельство. Номер СНИЛС сотрудника у вас есть. Он не изменится, даже если работник потеряет документ и оформит дубликат в ПФР, сменит фамилию или имя.
2. Документы, сведения для которых предоставляет основной работодатель, т. е. ваша компания. Это справка о сумме заработка за последние два года и справка о характере и условиях труда по основному месту работу для работников, работающих во вредных условиях труда, или водителей. Сюда же относится трудовая книжка, которая и так хранится у вас, по основному месту работы.
3. Разрешение основного работодателя. Этот документ нужен только в ситуации, когда директор одной организации становится директором в другой организации. Внутреннему совместителю он не понадобится.
Остальные документы требуйте, чтобы принять на работу внутреннего совместителя. Копии этих документов вы не вправе хранить в его личном деле по основной должности, а сведения, которые содержат личная карточка, анкета сотрудника и другие внутренние документы, могут устареть. Так вы не только правильно заполните документы на совместителя, но и сверите данные с документами по основной работе.
Если же работник— внешний совместитель, кроме заявления с просьбой внести записи о работе по совместительству, он должен принести заверенные копии приказов оприеме на работу, переводах или об увольнении. Учтите, что внести запись в трудовую книжку внешнего совместителя может только основной работодатель.