Организационно-правовые документы служат юридическим основанием для осуществления организацией своей деятельности. Целью разработки организационных документов является наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. К организационноправовым документам относятся:
• устав организации;
• положение об организации;
• положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах организации или государственного органа, органа местного самоуправления;
• регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;
• штатное расписание;
• инструкции (правила, порядок) по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению);
• должностной регламент и др.
Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей док ументов, например: основными документами, регламентирующими деятельность сотрудников, являются должностные инструкции, а в государственном органе власти или органе местного самоуправления — должностные регламенты. Следует отметить, что должностная инструкция не включена в Трудовой кодекс Российской Федерации, как обязательный док умент, однако его наличие позволяет работодателю и работнику регулировать трудовую деятельность.
Состав унифицированных систем, применяемых в Российской Федерации, а также коды унифицированных форм документов включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
При оформлении и составлении должностной инструкции нужно учитывать, что ее форма была унифицирована и включена в Унифицированную систему организационнораспорядительной документации (УСОРД) как организационный документ.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (далее — организации).
Состав унифицированных систем, применяемых в Российской Федерации, а также коды унифицированных форм документов включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
В настоящее время в ОКУД включены следующие унифицированные системы документации:
• Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации.
• Унифицированная система первичной учетной документации;
• Унифицированная система внешнеторговой документации.
• Унифицированная система банковской документации.
• Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации.
• Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.
• Унифицированная система отчетно-статистической документации.
• Унифицированная система документации по труду.
• Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.
Унифицированные формы, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимально необходимый состав реквизитов соответствующих организационных, распорядительных и справочно-информационных документов.
Должностная инструкция
Примерная структура текста должностной инструкции состоит из следующих разделов:
• Общие положения.
• Функции.
• Должностные обязанности.
• Права.
• Ответственность.
• Связи по должности.
Разделы могут дополняться или объединяться в зависимости от потребности организации.
Запомните! Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа, утверждаются руководителем организации, содержат визы заинтересованных лиц, подписываются составителем.
При оформлении должностной инструкции на бланке конкретного вида документа с угловым расположением реквизитов она будет иметь следующий вид:
Обратите внимание, что перед наименованием документа обязательно нужно указывать наименование организации — автора документа.
При оформлении должностной инструкции на бланке конкретного вида документа с продольным расположением реквизитов она будет иметь следующий вид:
Должностной регламент в государственном органе или органе местного самоуправления составляется по каждой штатной должности государственной или муниципальной службы и носит обезличенный характер.
При оформлении должностной инструкции с использованием титульного листа как приложения к приказу об утверждении должностных инструкций она будет иметь следующий вид:
На государственной и муниципальной службе разрабатываются не должностные инструкции, а должностные регламенты служащих.
Должностной регламент
Должностной регламент — это нормативный документ, в котором для государственного или муниципального служащего определены:
• квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к государственному или муниципальному служащему, а также к образованию, стажу государственной (муниципальной) службы или стажу (опыту) работы по специальности;
• должностные обязанности, права и ответственность государственного и муниципального служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей;
• перечень вопросов, по которым государственный или муниципальный служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;
• перечень вопросов, по которым государственный или муниципальный служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;
• сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;
• порядок служебного взаимодействия;
• перечень государственных и муниципальных услуг, оказываемых гражданам и организациям;
• показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности государственного или муниципального служащего.
Должностной регламент должен представлять собой технологическую инструкцию, содержать перечень действий, необходимых для выполнения государственных услуг, делегированных структурному подразделению на закрепленном за соответствующей должностью участке работы.
Основные требования к структуре и содержанию должностного регламента для государственных гражданских служащих установлены ст. 47 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», а для муниципальных служащих — в Федеральном законе от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».
Должностной регламент является унифицированным документом, следовательно, он приведен к единообразию не только по оформлению, но и по содержанию и его форма должна применяться в любом государственном органе власти или органе местного самоуправления.
При разработке должностного регламента государственных служащих можно также руководствоваться приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21.02.2006 № 18 (ред. от ред. от 26.11.2015) «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке должностных регламентов федеральных государс твенных граж данских служащих аппаратов федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов и системы Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации».
Должностной регламент в государственном органе или органе местного самоуправления составляется по каждой штатной должности государственной или муниципальной службы и носит обезличенный характер.
Форма должностного регламента утверждена приказом Минтруда России от 31.05.2021 № 351 «Об утверждении унифицированных форм документов кадровой работы на государственной гражданской службе для применения в федеральной государственной информационной системе "Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации"».
Обратите внимание, что должностной регламент является унифицированным документом, следовательно, он приведен к единообразию не только по оформлению, но и по содержанию, и его форма должна применяться в любом государственном органе власти или органе местного самоуправления.
Текст должностного регламента включает следующие разделы, которые нумеруются римскими цифрами с точкой:
I. Общие положения.
II. Квалификационные требования для замещения должности гражданской службы.
III. Должностные обязанности, права и ответственность.
IV. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения.
V. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений.
VI. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений.
VII. Порядок служебного взаимодействия.
VIII. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям.
IX. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности.
При подготовке должностного регламента государственного служащего можно применять Методический инструментарий по внедрению комплексной оценки профессиональной служебной деятельности государственных гражданских служащих (включая общественную оценку), который был разработан и апробирован в рамках реализации Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации с экспертным сопровождением в отдельных органах исполнительной власти в январе — октябре 2013 г. пилотного проекта по внедрению системы комплексной оценки деятельности гражданских служащих, в том числе общественной оценки по отдельным должностям гражданской службы, а также рекомендации Минтруда России, изложенные в письме от 14.06.2016 №18-1/10/В-3980 «О Методике всесторонней оценки профессиональной служебной деятельности государственного гражданского служащего».