Кто и как проверяет кадровика

Начальник отдела кадров пришла к генеральному директору, чтобы утвердить у него график кадрового документооборота. Генеральный директор пролистал график: «Это столько документов надо оформлять? Они точно все необходимы? Трудовые договоры понятно, но все эти приказы, сообщения в военкомат, в другие госорганы, оформление архива… Это действительно необходимо, за это штрафуют? Выясните, пожалуйста, и объясните мне, чем мы рискуем и кто проверяет кадровую документацию».

Быть работодателем — большая ответственность, ведь, организовывая рабочие места и нанимая работников с тем, чтобы они создавали своим трудом прибыль компании, работодатель становится ответственным за соблюдение их прав в определенных сферах, а в некоторых случаях за их жизнь и здоровье. Именно для защиты интересов граждан законодатель предусмотрел в КоАП РФ ряд статей, устанавливающих ответственность работодателей за те или иные действия, нарушающие права граждан.

Предлагаем вашему вниманию таблицу, в которой указаны большинство проверяющих органов для кадровика.

Рассмотрим указанные в таблице проверки подробнее.

Проверки Фонда социального страхования и Пенсионного фонда

В проверках этих органов кадровики участвуют лишь косвенно, большинство предоставляемых документов, как правило, бухгалтерские. Да и дело с проверяющими имеют, как правило, бухгалтеры. Кадровые документы запрашивают для проверки бухгалтерских данных.

Какие документы обычно просил предоставить ФСС? Копии документов, которые являются основанием для исчисления и уплаты страховых взносов, а также подтверждают правильность их расчета и уплаты, а именно:

— расчетно-платежных ведомостей;

— больничных листов;

— договоров гражданско-правового характера;

— документов, необходимых для оформления пособий;

— табелей учета рабочего времени;

— трудовых книжек;

— документов о расследовании несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;

— материалов специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест).

Что требовал ПФР на выездной проверке? Копии следующих документов:

— приказов об учетной политике;

— лицензий;

— расчетов по начисленным и уплаченным страховым взносам;

— бухгалтерской отчетности (в том числе годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения);

— карточек индивидуального учета начисленных выплат (вознаграждений) и страховых взносов;

— организационно-распорядительных документов, договоров и дополнительных соглашений к договорам (приказы, коллективные договоры, трудовые договоры и т.д.);

— банковских и кассовых документов;

— первичных документов, подтверждающих выплаты персоналу (например, зарплатные ведомости, расходные кассовые ордера, ведомости на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений, выписки банка по зачислению денежных средств на банковские карточки и счета физических лиц);

— документов индивидуального учета в системе обязательного пенсионного страхования.

Проверки службы занятости

Службу занятости проверяют, нет ли нарушений в объявлениях о вакансиях и соблюдаются ли нормы в области квотирования мест для инвалидов и молодежи.

При размещении вакансий главное — воздержаться от дискриминации, которая прямо запрещена в ст. 3 ТК РФ и ст. 25 закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации». Ответственность предусмотрена в ст. 13.11.1 КоАП РФ в виде штрафа на должностных лиц — от 3000 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 10 000 до 15 000 руб. Это значит, что в объявлениях о вакансиях не следует указывать иные характеристики работников, кроме деловых качеств (п. 10 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 №2).

В этом случае органы службы занятости выборочно проверяют тексты вакансий, размещенные в СМИ, на интернет-порталах, которые раздают при проведении промоакций и т. д., — например, неправомерным будет указывать пол, возраст, место жительство требуемых работников (см., например, апелляционное определение Московского городского суда от 25.12.2015 № 4а-4287/2015, постановление Самарского областного суда от 17.02.2015 по дел у №4а-147/2015).

Вторая сфера, проверяемая службами занятости, — квотирование рабочих мест для инвалидов и молодежи. Статья 21 федерального закона от 24.11.1995 №181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» обязывает работодателей квотировать рабочие места. Сама квота, т.е. количество рабочих мест, устанавливается региональным законодательством.

Также региональным законодательством часто уточняется ответственность за нарушение квотирования. Если ответственность не установлена региональным законодательством, то следует ориентироваться на федеральные законы: ст. 5.42 КоАП РФ предусматривает штраф на должностное лицо от 5000 до 10 000 руб. за неисполнение обязанности по созданию или выделению квотируемых рабочих мест.

При проверках по поводу квотирования, как правило, проверяющие просят следующие документы:

— отчетность о квотировании, которую вы сдаете;

— трудовые договоры инвалидов;

— штатное расписание;

— локальный акт о квитировании, приказ, положение, ПВТР;

— платежные документы о выплате зарплаты;

— табели учета рабочего времени на этих граждан.

Проверки прокуратуры

Если работник оказался бывшим государственным или муниципальным служащим (далее — госслужащий), работодатели обязаны сообщать о заключении с ним трудового договора (ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ, п. 4 ст. 12 федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции») по определенной форме (постановление правительства РФ от 21.01.2015 №29). Но не о всех госслужащих необходимо сообщать, а о тех, которые упомянуты в специальных перечнях (Перечень должностей федеральной государственной службы, утвержденный указом президента РФ от 18.05.2009 №557); перечень, утвержденный указом президента РФ от 18.05.2009 № 557, перечни должностей, установленные на уровне субъектов РФ или муниципалитетов согласно п. 4 указа президента РФ от 21.07.2010 №925).

Направляла ли компания такие сообщения, проверяет Прокуратура России. Для того чтобы доказать, что сообщение направлялось, следует предъявить:

— копию сообщения с исходящим номером. Иногда могут потребовать копию станицы журнала исходящих документов, на которых зафиксирована отправка данного документа;

— документы, подтверждающие отправку. Конечно, сообщения необходимо отправлять ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. В этом случае компания сможет доказать их отправку.

Статья 19.29 КоАП РФ предусматривает значительные штрафы за нарушение указанных выше требований: на должностных лиц — от 20 000 до 50 000 руб.; на юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб.

Кроме этих специфических проверок, прокуратура принимает любые заявления граждан с жалобами. Но чаще всего прокуратура направляет их по подведомственности. Например, жалобы на нарушения в области охраны труда, скорее всего, передадут в ГИТ. Но прокуратура будет контролировать разрешение вопроса и отправку ответа заявителю.

Проверка соблюдения миграционного законодательства

Проверки Федеральной миграционной службы всегда очень пугали кадровиков, ведь ответственность по ст. 18.15 КоАП РФ очень значительна, в отдельных случаях до 1 000 000 руб.

Сотрудники ФМС обычно проверяли:

— уставные документы;

— штатное расписание;

— договор аренды помещений;

— разрешение на право привлечения и использования иностранной рабочей силы;

— уведомление о привлечении иностранных работников;

— соответствие иностранных рабочих квоте и т.д.

Но в соответствии с указом президента РФ от 05.04.2016 № 156 ФМС упразднена. Соответствующие функции, полномочия и задачи переданы Главному управлению по вопросам миграции МВД России.

Будем ждать новой практики проверок, уже данного ведомства.

Проверка Минкультуры

Что касается проверки архивных документов Управлением Министерства культуры РФ, то они для коммерческих организаций не часты.

Чаще проверяются подведомственные организации — музеи, театры, архивы и тому подобные учреждения. Однако на внимание со стороны этого органа могут рассчитывать и коммерческие организации. В частности, целью проверки их деятельности может быть контроль:

— за выполнением условий охранных обязательств собственников и пользователей объектов культурного наследия федерального значения;

— соблюдением законодательства об авторском праве и смежных правах;

— вывозом из России и ввозом на ее территорию культурных ценностей;

— соблюдением законодательства об архивном деле, а именно приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №526 утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях).

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП). Кроме этого, неисполнение акционерным обществом, обществом с ограниченной ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством, влечет наложение административного штрафа: на должностных лиц — от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП).

Проверки Роскомнадзора

То же самое можно сказать про проверки Роскомнадзора, в целом они нечасты. Если организация не оказывает услуги связи и не является СМИ, Роскомнадзор проверит соблюдение только положений закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных». (Проверка осуществляется в соответствии с постановлением правительства РФ от 05.06.2013 №476 «Об утверждении Положения о федеральном государственном надзоре в области связи» и Административным регламентом, утвержденным приказом Минкомсвязи России от 14.11.2011 №312.)

Роскомнадзор может проверить документы:

— уведомление об обработке персональных данных;

— письменные согласия сотрудников на обработку личных сведений; документы, подтверждающие уничтожение данных по достижении цели их обработки;

— локальные акты о защите персональных данных;

— перечень лиц, допущенных к обработке персональных данных;

— приказ об ответственном за защиту персональных данных и т.д.

Роскомнадзор может оштрафовать по ст. 13.11 КоАП РФ должностных лиц — на сумму 500 до 1000 руб.; юридических лиц — от 5000 до 10 000 руб.

Проверки военкоматов

Если указанные выше проверки касались кадровиков лишь косвенно, то военные комиссариаты — это те органы, с которыми кадровики работают непосредственно.

Воинский учет регулируется в следующих нормативных актах:

— ст. 7 федерального закона от 31.05.1996 №61-ФЗ «Об обороне»;

— ст. 9 федерального закона от 26.02.1997 № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»;

— ст. 4 федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;

— п. 1 постановления правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»;

— методических рекомендациях по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008.

Чем вызваны многочисленные нарушения работодателям данных законов и отсутствие воинского учета в компании? На наш взгляд, незначительной ответственностью за нарушения при ведении воинского учета. Единственной статьей КоАП РФ, которая предусматривает ответственность за недостатки воинского учета, является ст. 21.4. Она предусматривает штраф за несообщение руководителем или другим ответственным в военный комиссариат сведений о принятых на работу либо об уволенных с работы военнообязанных граждан. Штраф составляет от 300 до 1000 руб. Конечно, компании не воспринимают такой штраф серьезно.

Действительно, правовой риск не высок, пока военкомат не вычислит такую организацию-«уклониста». Если в компанию поступил запрос из военкомата о предоставлении документов, воинский учет уже придется вести.

Что же проверит военкомат, если придет на проверку:

— карточки Т-2 с отметками о сверке, разложенные по категориям военнообязанных;

— журнал учета карточек Т-2;

— копии военных билетов (все страницы) (с отметками о приеме на воинский учет и снятии с воинского учета);

— план работы по воинскому учету на 2015, 2016 гг.;

— приказ о назначении ответственных за воинский учет на 2015–2016 гг.;

— формы №18 за 2015 и 2016 гг., №6, №МУ-11 за 2015 г., по которым направлялась отчетность;

— справку из отдела бронирования органа местного самоуправления;

— журнал проверок воинского учета;

— акты приема-передачи документов воинского учета при отпуске ответственного за воинский учет;

— обязанности лица, ответственного за воинский учет;

— журналы входящих и исходящих документов по воинскому учету;

— документы о проведении ежегодной сверки (экземпляры компании сообщений в военкоматы по сверкам; почтовые документы, подтверждающие направление);

— документы по отправке сообщений об увольнении/приеме (экземпляры компании сообщений об увольнении/приеме; почтовые документы, подтверждающие направление);

— документы об отправке сообщений об изменениях (если имеются) (экземпляры компании листков сообщений об изменениях; почтовые документы, подтверждающие направление);

— журнал выдачи листков сообщений;

— корешки расписок вполучении военных билетов (если имеются);

— журнал расписок в получении военных билетов;

— папку с нормативными документами по воинскому учету;

— папку нормативных документов для военнообязанных.

Сама проверка, как правило, не занимает много времени. Карточки, если у вас небольшая фирма 50–100 человек, могут проверить и все, а если огромная, то сделают выборку.

По итогам проверки проставляется оценка «удовлетворительно», «хорошо», «отлично», «неудовлетворительно». Но никаких штрафов не будет (если вы уведомляете о приеме и увольнении), в журнал проверок проверяющие внесут указания по доработке и будут соответственно требовать доработанные документы, а за их непредставление могут последовать указанные выше штрафы.

Регулирование проверок

Проведение практически любых проверок, в том числе указанных выше, в целом регламентирует федеральный закон от 26.12.2008 №294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Согласно этому закону проверки могут быть плановыми и внеплановыми, выездными и документарными. Плановые проверки проводятся не чаще одного раза в три года. О проведении плановой проверки проверяющий орган должен любым доступным способом уведомить компанию не позднее чем за три рабочих дня.

Срок проведения любой проверки не может превышать 20 рабочих дней, но может быть продлен при наличии серьезных оснований. В отношении одного субъекта малого предпринимательства общий срок проведения плановых выездных проверок в год не может превышать 50 часов для предприятия со штатом до 100 чел. и 15 часов для микропредприятия (в штате до 15 человек). Обо всех проверках (включая внеплановые) можно узнать на сайте Генпрокуратуры.

Проверки инспекций труда

Конечно, основным проверяющим органом для кадровиков является инспекция труда. Проверки инспекций труда подчиняются указанным выше правилам.

За что наказывает инспекция — см. табл. 2.

Согласно сведениям Роструда, чаше всего инспекция труда наказывает нарушения в сфере:

— оплаты и нормирования труда (в том числе содержание локальных актов) — 20%;

— оформления трудового договора — 14%;

— охраны труда — 48%, из них:

• обучения и инструктирования работников по охране труда — 16%,
• обеспечения работников средствами индивидуальной и коллективной защиты — 6%,
• соблюдения установленного порядка проведения оценки условий труда на рабочих местах — 4%,
• проведения медицинских осмотров работников — 3%,
• гарантий и компенсаций — 2%
• расследования, оформления и учета несчастных случаев на производстве — 2%,
• по другим вопросам охраны труда — 15%;

— 18 % — иное, в том числе отпуска, командировки, трудовые книжки, дисциплинарная и материальная ответственность, гарантии отдельным работникам.

Какие документы попросит инспектор труда при плановой проверке? Это:

1) учредительные документы организации и приказы, подтверждающие полномочия ее руководителей; должностную инструкцию или трудовой договор руководителя;

2) локальные нормативные акты;

3) платежные и расчетные ведомости, подтверждающие выплату заработной платы. Ведь если работодатель выплачивал зарплату не в даты, указанные в локальных актах, это также будет рассматриваться как нарушение;

4) трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, если таковые имеются. Отсутствие трудовых договоров — это вопиющее нарушение ст. 16 ТК РФ. Но важно проверить не только наличие, но и содержание трудового договора (ст. 5.27 ТК РФ), ведь за ненадлежащее оформление трудового договора также предусмотрен штраф по ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ.

Какие еще документы может запросить инспектор? Например:

— приказы о приеме и увольнение, переводе;

— приказы о предоставлении отпусков и заявления к ним (различные виды отпусков);

— табели учета рабочего времени за период, предшествующий проверке;

— личные карточки Т-2;

— документы по поводу трудовых книжек:

• приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек,
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них,
• приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним,
• трудовые книжки;

— справки о наличии отдельных категорий работников (беременные, обучающиеся, с детьми до трех лет и т.д.). При их наличии могут быть запрещены документы по предоставлении гарантий этим категориям;

— приказы о направлении в служебную командировку (при наличии командировок);

— приказы о применении дисциплинарных взысканий (при наличии взысканий);

— приказы о привлечении к материальной ответственности (при наличии);

— гражданско-правовые договоры, если таковые заключаются в компании. К ним будет особенно пристальное внимание. Инспектор будет стараться выяснить, не скрываются ли здесь трудовые отношения, а работодатель просто не хочет предоставить гарантии.

Некоторые думают, что если есть только офис и никакого производства, то и охраной труда заниматься не нужно. Практика показывает, что это ошибка. Инспекторы попросят документы по охране труда при плановой проверке обязательно. Но в большинстве компаний документы в этой части проверки готовят специалисты по охране труда, а не кадровики. Поэтому перечислим кратко те документы по охране труда, которые проверит инспектор. Это документы:

— регулирующие проведение инструктажей по охране труда;

— касающиеся обучения по охране труда:

• инструкции по охране труда и связанные с ними документы,
• подтверждающие проведение спецоценки;

— касательно медосмотров (если обязаны проводить);

— подтверждающие предоставление средств индивидуальной защиты (если полагаются).

Итоги проверки

После представления всех документов инспекция рассматривает и оценивает их. По итогам проверки может оказаться, что обнаружены нарушения. В этом случае госорганы составляют протокол об административном правонарушении.

По итогам рассмотрения выносится постановление (ст. 29.2 КоАП РФ) о назначении административного наказания или о прекращении производства по делу об административном правонарушении.

Если будет внесено постановление о привлечении к административной ответственности, то наказать могут компанию и должностное лицо. Что это за должностное лицо?

Судебная практика

На практике это, прежде всего, руководители организаций (см., например, постановление Саратовского областного суда от 07.05.2015 №4А-257/2015). Другие лица компании привлекаются к ответственности намного реже и только тогда, когда в локальных нормативных актах компании (приказах, должностных инструкциях) или трудовых договорах работников специально предусмотрена их ответственность за те или иные сферы деятельности компании. Встречается привлечение к ответственности нижестоящих руководителей, например главного инженера, начальника подразделения, в частности в отношении нарушений в области охраны труда (см., например, апелляционное определение Вологодского областного суда от 02.08.2013 №33-3391/2013).

Есть единичные примеры привлечения к административной ответственности кадровых работников. Так, руководитель HR-департамента был привлечен за нарушение законодательства в области квотирования рабочих мест для инвалидов и молодежи (см., например, решение Московского городского суда от 28.04.2015 по делу № 7-3822). Но чаще суды отказывают в привлечении к ответственности кадровиков и HR-ов (см., например, постановление Самарского областного суда от 06.05.2015 по делу № 4а-359/2015, решение Свердловского областного суда от 14.05.2015 по делу №72-507/2015).

Резюме

1. Проверяют кадровые документы не только инспекции труда, но и другие госорганы: ФСС, ПФР, Служба занятости, Роскомнадзор, Минкультуры, Прокуратура, военкомат.

2. На все проверяющие органы распространяются требования федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 №294-ФЗ.

3. Основное наказание за административное правонарушение — штраф. Но размер штрафа по разным статьям КОАП при проверке кадровых документов значительно различается от 300 до 1 000 000 руб.