VI. В Методических указаниях прописаны общие правила подсчета выполнения показателей. Перед началом отчетного месяца начальник отдела составляет матрицу KPI для каждого сотрудника, внося в нее показатели из карт KPI, удельный вес показателя, а также базу и норму по каждому показателю. Удельный вес показателя может быть применен из карты KPI или предложен иной с учетом поставленных перед отделом на текущий месяц задач.
Состав показателей определяется с учетом текущей ситуации и задач департамента, решаемых в этот период. Безусловно, состав показателей для должности может оставаться постоянным, но может частично обновляться.
Матрица показателей может быть одинаковой для всех сотрудников отдела, либо начальник отдела вносит изменения как в состав показателей, так и в удельный вес показателей в зависимости от конкретного сотрудника и его сильных сторон в работе. Например, если один сотрудник более качественно проводит претензионную работу, то его показатель может быть увеличен как по норме, так и по удельному весу. Другому же сотруднику, которому больше нравится выполнять представительскую функцию в суде, будет увеличен показатель по выигранным делам.
Заполненная матрица доводится до сотрудника. Каждый показатель и его значение обсуждается с работником. Мнение работника о реальности (достижимости) поставленных показателей является важным. При принципиальном несогласии с поставленными показателями этот вопрос выносится на обсуждение с директором департамента. Данную процедуру необходимо проходить каждый месяц, поскольку сотрудник должен дать свое согласие в отношении поставленных показателей, морально согласиться, что он намерен их выполнять. В таком случае довод в конце месяца, что показатели были завышены и нереальны, исключается на стадии разработки матрицы. Кроме того, сделать это необходимо в начале отчетного периода, чтобы сотрудники знали задачи на предстоящий период, критерии оценки своего результата и могли выстроить наиболее эффективную систему работы.