На сегодняшний день документ является наиболее значимым овеществленным элементом любых правоотношений, представленным многообразием форм и несущим в себе целый ряд задач, среди которых особо хотелось бы выделить закрепление прав и обязанностей всех сторон правоотношений, подтверждение того или иного юридически значимого факта, средство делового общения.
Отдельного внимания заслуживают документы, характерные для трудовых отношений и имеющие специфическое предназначение, — фиксация, обработка и хранение сведений о трудовой деятельности работников в организации.
Организация эффективного и непрерывного кадрового документооборота в организации как системы взаимосвязанных процедур в первую очередь направлена на обеспечение своевременного отражения изменений в установленном порядке производственной деятельности и последующее реагирование работодателей на указанные изменения.
Однако в свете принятия ряда новелл трудового законодательства, предусматривающих повсеместную цифровизацию организационно-трудовых процессов в организациях и учреждениях посредством внедрения электронного документооборота, деятельность правоприменителей, осуществляющих кадровый учет, затруднена ввиду отсутствия в действующем трудовом законодательстве положений, детализирующих особенности электронного кадрового документооборота, в частности классификации кадровых документов.
Понимая под документооборотом систематизированную совокупность регламентированных и реализуемых в отношении документов в установленном порядке уполномоченными на то лицами операций, осуществляемых с момента формирования документа и направленных на их обработку, обмен и последующее хранение, необходимо отметить, что кадровый документооборот имеет ряд специфических особенностей.
Кадровые документы прежде всего направлены на фиксацию фактов, характеризующихся юридической значимостью ввиду их специального назначения, выраженного в формировании правовой основы совокупности коррелирующих друг с другом прав и обязанностей сторон трудового договора, в частности, выражающихся в праве работника (и, следовательно, вытекающей обязанности работодателя) на обеспечение специальных условий труда, гарантий, предусмотренных Трудовым кодексом РФ (далее по тексту — ТК РФ), что позволяет нам судить о высокой социальной значимости информации, содержащейся в кадровых документах [1], чем обусловливается ценность их достоверности и сохранности как для работника, так и для работодателя.