Удостоверение подписей работников в кадровой службе работодателя — распространенная практика. Связано это прежде всего с тем, что кадровая служба обладает первичной, а значит, достоверной и актуальной информацией о работнике. При этом работодатели не обращали внимания, а возможно, со временем перестали обращать внимание на то, что для удостоверения подписи на том или ином документе наличие соответствующего статуса, а именно статуса работника, явно недостаточно. На самом деле совершенно не важно, какая служба работодателя наделена соответствующими полномочиями, это исключительно вопрос управленческой воли, компетентности персонала и особенностей организации работы.
Для удостоверения подписи работника на документах есть две основные причины, которые зачастую взаимосвязаны между собой. Во-первых, документ, на котором предусматривается подпись работника, не может быть подписан собственноручно в момент его предъявления, что и обуславливает требование подтвердить, что документ подписан тем лицом, которое указано в его тексте. Удостоверение подписи по месту работы должно быть предусмотрено или допускаться в конкретной ситуации. Во-вторых, удостоверение подписи работника на документе в большей степени необходимо для подтверждения факта его работы у конкретного работодателя. Факт работы у конкретного работодателя, да еще и в определенном статусе (указание должности работника в удостоверительной надписи имеет существенное значение), придает не столько силу, сколько значимость и авторитетность документу.
Подтвердить факт работы у конкретного работодателя работник может и иным способом, не обращаясь кнему за совершением удостоверительных действий. В частности, работник вправе в порядке, установленном ст. 62 ТК РФ, запросить у работодателя справку с места работы, но для этого требуется время. Работник должен обратиться к работодателю с письменным заявлением, а у работодателя есть три рабочих дня для подготовки справки. Удостоверение подписи работника на документе в этом плане может быть произведено гораздо быстрее. Кроме того, справка с места работы — не универсальное решение. Так, справка не подойдет для случаев, когда документ, на котором имеется подпись работника, будет предъявляться не лично или предполагается, что удостоверение образца подписи требуется для последующего подписания иных документов.