Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
Несколько другое определение копии документа представлено в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2009 № 477: «копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их».
ПРИМЕЧАНИЕ
Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа, следовательно, нельзя снимать копию с копии.
Работникам кадровой службы часто приходится составлять копии трудовой книжки. Она, в частности, необходима для:
● при оформлении кредитного займа любого типа в банковском учреждении;
● для восстановления утерянной трудовой книжки – при наличии заверенной копии эта процедура займет минимальное количество времени;
● для составления резюме;
● для пенсионного фонда;
● для получения загранпаспорта;
● для иных целей – их перечень достаточно обширен.
В соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
ПРИМЕЧАНИЕ
Следует отметить, что в 2015 г. на основании Федерального закона от 21.07.2014 г. № 216-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов «О страховых пенсиях» и «О накопительной пенсии» (с изменениями и дополнениями) в Трудовой кодекс (ТК РФ) были внесены поправки, позволяющие выдавать оригинал трудовой книжки работнику, подошедшему к пенсионному возрасту. Теперь Пенсионный фонд может запросить трудовую книжку у гражданина при оформлении пенсии, чтобы подтвердить трудовой стаж. Обстоятельство возникает в том случае, если человек продолжает трудовую деятельность и увольняться не собирается, но подошел период начисления пенсионных выплат. Сотрудникам ПФР может быть недостаточно копий документов, подтверждающих общий стаж. Они дают предписание о представлении оригинала.