Акт — это документ, который должен быть составлен коллегиально, чтобы объективно оценить и зафиксировать произошедшие события и факты. Обычно в состав комиссии входит не менее трех человек. Однако нормами действующего законодательства не определено минимальное количество членов комиссии, например, по уничтожению трудовых книжек. Количество членов такой комиссии определяется работодателем самостоятельно.
Комиссия может быть как постоянно действующей, так и назначенной руководителем.
К разновидностям актов в области управления персоналом можно отнести следующие:
• о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, служебного распорядка;
• о расследовании и учете профессиональных заболеваний;
• о соблюдении дисциплины труда;
• об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации;
• об отсутствии работника на рабочем месте;
• об отказе работника дать письменные объяснения и др.
Форма акта может быть унифицированной, то есть утвержденной федеральным органом исполнительной власти, а может разрабатываться самостоятельно организацией.
Есть отдельная категория актов, имеющих унифицированные формы, утвержденные различными нормативными актами, в том числе федерального уровня. Например, акт о списании бланков строгой отчетности, утвержденный приказом Минфина Российской Федерации от 30.03.2015 № 52н.
Являются ли трудовые книжки бланками строгой отчетности? Да. Согласно п. 41 приказа Минтруда России от 19.05.2021 320н, «бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Значит, уничтожение бланков трудовых книжек должно производиться по утвержденной Минфином России форме (см. рисунок).
Если нет унифицированной формы акта, то можно применять общие правила составления акта, которые уже несколько лет остаются едиными и закреплены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 №2004-ст) (ред. от 14.05.2018), а также в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организация (Росархив, ВНИИДАД, 2018).