За последние несколько лет на рынке программного обеспечения появилось несколько сервисов для гостиниц. Одни автоматизируют процесс постановки граждан на учет в МВД, другие помогают вести электронный журнал бронирований и получать брони с интернет-площадок. Компании «СКБ Контур» удалось объединить эти компоненты в рамках одного решения.
В марте 2018 года появился сервис «Контур.Отель», который включает:
- систему управления номерным фондом;
- менеджер каналов бронирования;
- систему электронного миграционного учета.
Таким образом, сервис работает сразу на три цели: помогает увеличить загрузку отеля на 15–20%, уберегает бизнесменов от лишнего общения с МВД и позволяет оперативно и легко управлять номерным фондом. Сервис предназначен для небольших гостиниц и отелей, санаториев, хостелов, кемпингов.
ВЫГОДНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ
«Перед тем как запускать “Контур.Отель”, мы много общались с потенциальными клиентами. Они просили нас сделать понятный и простой продукт без большого количества сложных сценариев. Мы учли это. “Контур. Отель” не перегружен лишней функциональностью, поэтому он вполовину дешевле аналогичных предложений на рынке, — рассказывает руководитель сервиса “Контур.Отель” Евгений Петров. — Особенность нашего предложения для отелей еще и в том, что мы сами разработали все три составляющие сервиса: систему управления номерным фондом, менеджер каналов бронирования и систему электронного миграционного учета. Как правило, гостиницы используют решения разных разработчиков и каждому из них платят деньги за интеграцию. С нами не надо никаких дополнительных платежей, все пазлы с самого начала сложены в единую мозаику».
БЫСТРЫЙ СТАРТ
Автоматизация — понятие, которым легко напугать. Однако с интернет-сервисом автоматизации можно не бояться. Во-первых, гостинице не придется проводить сложные работы по интеграции. «Контур.Отель» очень легко установить. После подключения к сервису сотрудники отеля могут заходить в него с любого компьютера, подключенного к Интернету. Для работы в сервисе нужны только логин и пароль, а для отправки уведомлений потребуется сертификат квалифицированной электронной подписи.
Во-вторых, чтобы работать в сервисе, не нужно читать длинные инструкции. Просто заходите и начинайте пользоваться. Быстро и легко создайте в сервисе описание номерного фонда вашей гостиницы.
- Добавьте категории номеров и загрузите фотографии; определите, как продавать номера разных категорий: полностью или спальные места по отдельности — эта возможность пригодится для хостелов.
- Настройте списки услуг, предоставляемых гостиницей. Например, завтрак, парковка, экскурсионное обслуживание и т. д.
- Заполните описание тарифов: укажите стоимость номеров каждой категории в зависимости от периода, а также услуги, которые будут доступны гостю.
Что дальше? Используйте «Контур.Отель» в ежедневной работе.
ОТЧИТЫВАЙТЕСЬ В МВД ПО ИНТЕРНЕТУ
Согласно правилам миграционного учета в Российской Федерации каждая гостиница в течение суток обязана передавать в МВД данные обо всех пребывающих гостях для постановки на регистрационный учет. Нарушения грозят штрафами до 500 тыс. руб.
С «Контур.Отелем» можно уверенно выполнять требования законодательства, не рискуя опоздать. Легко формируйте уведомления и за секунды передавайте их в Управление по вопросам миграции МВД России.
Достаточно нажать кнопку «Отправить». Уведомления будут переданы в УВМ МВД, и вам не потребуется тратить время на личное посещение инспектора.
Автозаполнение уведомлений. Автоматический процесс постановки гостей на учет в МВД экономит для отеля большое количество ресурсов — как человеческих, так и финансовых, ведь персоналу не нужно делать двойную работу. При заселении постояльца менеджер заполняет карточку гостя, и «Контур.Отель» автоматически формирует черновик уведомления для УВМ МВД. В дальнейшем администратор только вносит недостающую информацию.
Проверка уведомлений на ошибки. Если при заполнении формы уведомления были сделаны ошибки, они сразу подсвечиваются в сервисе. Сотрудник отеля видит комментарии, где объясняется суть ошибки и как ее исправить. Это очень экономит время на заполнение уведомления. Только после того как все ошибки исправлены, сервис позволит отправить документ в МВД. А значит, гостиница не передаст неверное уведомление и не рискует получить отказ.
Снятие с учета иностранцев. При выезде иностранного гражданина необходимо подавать данные в МВД о снятии его с миграционного учета. «Контур. Отель» автоматически напоминает об этой обязанности. Это значит, что вне зависимости от смены, работающей в конкретный день, сотрудник на ресепшен отеля не забудет отправить уведомление в контролирующий орган.
УПРАВЛЯЙТЕ ОТЕЛЕМ В РЕЖИМЕ ОНЛАЙН
В 2017 году «СКБ Контур» проводил исследования, которые показали, что больше половины небольших гостиниц никогда не пользовались системами управления отелем. Чаще всего отельерам трудно представить, как поменять привычный порядок работы, а именно — отказаться от ведения шахматки на бумаге и перейти на онлайн-таблицу. Но плюсы здесь очевидны. Система управления отелем позволяет в режиме реального времени отслеживать всю информацию о номерах: готовы ли они к заселению, кто и когда въезжает и выезжает, какой статус по оплате.
Электронная шахматка. Когда гостиница ведет учет номеров на бумаге или в обычных электронных таблицах, то данные о полученных бронированиях или важные комментарии могут потеряться. Например, если администратор не внес информацию в общую таблицу и забыл передать ее по смене. Есть риск, что при увольнении сотрудник может уничтожить часть информации или унести ее с собой, о чем руководитель гостиницы никогда не узнает. Чтобы не допустить таких ситуаций, и нужна система управления отелем с онлайн-шахматкой.
В единой шахматке отражаются все брони, фиксируется, кто и когда внес или изменил информацию, отмечаются ранние или поздние заезды и выезды, а также другие необходимые комментарии.
И абсолютно все сотрудники отеля в любой момент владеют актуальной информацией. А значит, исключаются пересечения по бронированиям, не возникает ошибок и путаницы.
Фиксация оплат и задолженностей. В шахматке «Контур.Отеля» также можно контролировать статусы по оплате — оплаченные и неоплаченные брони выделяются в шахматке разными цветами. Фиксация оплат и задолженностей делается в карточке бронирования.
Управленческий отчет. Система управления отелем берет на себя и задачи учета. В «Контур.Отеле» за считаные секунды формируется управленческий отчет о доходах от продажи номеров, и отельер получает информацию об объеме продаж за выбранный период по заданным категориям номеров и каналам бронирования.
РАБОТАЙТЕ С КАНАЛАМИ БРОНИРОВАНИЯ
Что такое менеджер каналов бронирования (Channel Manager)? Это инструмент, который позволяет контролировать все тарифы и брони с разных площадок в одном окне. А главное, с ним у отеля появляется возможность повысить заполняемость на 15–20%. Так как за брони отвечает Channel Manager, вы не боитесь упустить бронирования и не ограничиваете количество площадок, а, наоборот, подключаете новые.
Автоперенос броней в шахматку. В «Контур. Отеле» бронирования с интернет-площадок (booking. com, ostrovok.ru и др.) сразу попадают в шахматку отеля.
Сотруднику отеля больше не нужно по несколько раз в сутки заходить в личные кабинеты каждой площадки и переносить информацию о бронированиях.
А значит, отсутствуют ошибки, связанные с потерей броней при ручном переносе данных.
Контроль всех броней. В единой шахматке отражаются также брони, полученные по другим каналам: по телефону, на ресепшен, через сайт отеля. За счет этого сотрудник гостиницы видит актуальную информацию о бронированиях у себя на экране и может ими оперативно управлять, понимает, какие номера необходимо готовить к заселению.
Нет — овербукингу. Если бронирование пришло не с интернет-площадки, а с сайта отеля или администратор принял его по телефону, то забронированный номер автоматически снимается со всех площадок бронирования. Так можно избежать риска овербукинга — когда число бронирований на одну дату превышает номерной фонд отеля.
Когда руководитель меняет тарифы в системе управления отелем, данные о новых ценах сразу попадают на все связанные площадки бронирования.
Изменение тарифов. Актуальные цены и данные о доступных номерах автоматически транслируются на площадки бронирования — это удобно для клиентов. В результате на площадках будет продано максимально возможное количество номеров вашего отеля по актуальной стоимости. Такой подход сможет увеличить прибыль отеля и привлечь дополнительных клиентов.
ДЕМОВЕРСИЯ
Каждая гостиница может бесплатно и в любое удобное время оценить возможности «Контур.Отеля». Для этого зайдите на kontur. ru/hotel, нажмите на кнопку «Попробовать бесплатно» и заполните заявку на доступ в демоверсию. В дальнейшем, приняв решение о покупке, гостиница может подключить сразу три ключевых опции сервиса: отчетность в МВД, систему управления отелем и менеджер каналов бронирования — или выбрать те, которые ей необходимы.