Расписалась, что ознакомлена с новой инструкцией по делопроизводству по новому ГОСТу. Но, признаться, полностью читать новый документ времени нет, так как перед отпуском была загружена работой. Нельзя ли тезисно описать, в чем новизна ГОСТа, чем он отличается от предыдущего и когда начал применяться?
С 1 июля 2018 г. на смену ГОСТ Р 6.30–2003 приходит Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97–2016. Расскажем об основных новшествах подробнее.
1. Обновлен список реквизитов.
Отдельным реквизитом стало название филиала, представительства или иного подразделения, которое создало документ. Оно указывается под наименованием организации.
Появился «гриф ограничения доступа к документу» с ограничительной надписью, например «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».
Еще один новый реквизит — отметка об электронной подписи. В ней стоит указать:
- текст «Документ подписан электронной подписью»;
- номер сертификата ключа электронной подписи;
- Ф. И. О. владельца сертификата;
- срок действия сертификата ключа электронной подписи
Исчез реквизит «идентификатор электронной копии документа».
2. Уточнены требования к оформлению документов.
Новый ГОСТ подробно описывает, как лучше создавать документ. Например, в нем разъяснено:
- как нумеровать страницы;
- какой шрифт использовать;
- какие делать отступы и межстрочные интервалы.
Многостраничные документы (например, локальные нормативные акты) можно создавать на обеих сторонах листа и с «титульником».
Печать не должна захватывать подпись.
3. Изменены требования к заверению копий.
Если документ скопирован для внутреннего пользования, то заверять его можно, как и прежде. Стоит указать слово «Верно», сведения о том, кто заверил копию (его должность, подпись и ее расшифровку), а строчкой ниже — дату заверки.
Если же копию нужно передать в другую организацию, то можно дополнить ее надписью о месте хранения подлинника и печатью компании.