Участие в семинарах и презентациях во время работы выставки с привлечением специалистов компании. Очень часто организаторы для повышения интереса к выставке проводят семинар или конференцию по волнующей отрасль теме. Совсем неплохо будет попасть на такое мероприятие в качестве докладчика одному из специалистов (руководителей) компании. Либо, если грандиозного мероприятия организаторы не планируют, можно привлечь внимание к компании и ее продукту проведя конференцию самостоятельно. Главное — найти тему, которая будет интересна и наиболее актуальна именно сейчас. Мы подобный семинар организовали на крупной выставке «Электрические сети» в Москве. Не прогадали с тематикой, активно поработали, приглашая аудиторию, — и результат очень даже порадовал: в разгар снегопада и сплошных пробок к нам пришло более 150 человек, а резонанс разносился еще достаточно долго.
Присутствие на стенде руководителей высшего звена. Планируется ли их визит и когда? А другие специалисты вашей компании? Нет ли необходимости заказать им транспорт и пригласительные билеты? Или же разослать каждому по email приглашение и ссылку для скачивания электронного билета.
Могут возникать и другие вопросы, связанные с подготовкой участия компании в выставке. Их своевременное решение позволит спать спокойно в ночь перед началом мероприятия.
Непременно взять с собой на выставку! Папку или выставочный органайзер, как его иногда называют. Это набор документов, инструкций, материалов, необходимых для беспроблемной организации участия в выставочных мероприятиях.
Формирование данной папки начинается с момента принятия решения об участии в выставке. В процессе подготовки выставки она наполняется документами и материалами, и в конце концов она со всеми почестями отправляется с ответственным за участие в выставке специалистом (чаще всего — рекламист) на само мероприятие.
Наша папка обычно содержит следующее:
⦁ цели и задачи участия в выставке;
⦁ договор с организатором выставки, различные приложения и дополнительные соглашения на участие в выставке (аренда площади, регистрационный сбор, электропитание, вода и пр.), при необходимости — распечатанные электронные письма, список контактов;