Возможно ли хранить в личном деле работника копии документов, являющихся персональными данными (паспорта, ИНН, СНИЛС, диплома, и т. д.), если работник в заявлении на обработку персональных данных дал свое согласие на хранение в его личном деле вышеперечисленных документов?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу.
Хранение в личных делах работников копии паспорта, ИНН, СНИЛС, документов об образовании и других документов, содержащих персональные сведения, возможно, если работодатель обеспечил одновременное соблюдение определенных условий.
Любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенном у и ли определяемом у физическом у лиц у — субъект у персональных данных, признается персональными данными (п. 1 ст. 3 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон № 152-ФЗ).
Ни нормами Трудового кодекса РФ, ни нормами Закона № 152-ФЗ не установлено прямого запрета на копирование работодателем документов, предоставляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов. Однако, поскольку копии паспортов сотрудников и членов их семьи, свидетельств о браке, свидетельств о рождении детей содержат в себе информацию, относящуюся к определенным физическим лицам, обработка такой информации подчиняется требованиям Закона № 152-ФЗ.
Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по сл ужбе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
Согласно ч. 1 ст. 9 Закона № 152ФЗ согласие на обработку персона льны х да нны х должно быть конкретным, информированным и сознательным. По смыслу разъяснен и й Федера л ьной с л у жбы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 14.12.2012 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» конкретным и информированным является такое согласие субъекта персональных данных, которое содержит не только информацию, позволяющую однозначно сделать вывод об объеме обрабатываемых персональных данных и способах обработки с указанием действий, совершаемых с персона льными данными, но и информацию о целях обработки таких данных.