Организация имеет систему электронного документооборота (далее — СЭД), введенную в эксплуатацию установленным порядком. Авторизация происходит посредством введения логина и пароля (простая электронная подпись), есть в наличии функционал ознакомления с документами. В настоящее время разработана новая редакция правил внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР). В связи с тем, что значительная часть сотрудников находится на удаленной работе, ознакомить их с документом под личную подпись проблематично. Правомерно ли ознакомить работников с ПВТР при помощи СЭД?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: работодатель вправе ознакомить дистанционных сотрудников с новой редакцией ПВТР при помощи системы электронного документооборота.
В соответствии с ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ с непосредственно связанными с трудовой деятельностью дистанционного работника локальными нормативными актами, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись, дистанционный работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под подпись, либо путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником, либо в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Согласно ч. 1 и 2 ст. 312.3 ТК РФ, использование усиленной (как квалифицированной, так и неквалифицированной) электронной подписи работника обязательно только при заключении в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, договоров о материальной ответственности, ученических договоров о получении образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры (дополнительные соглашения к трудовым договорам) и их расторжении путем обмена электронными документами. В иных случаях взаимодействие дистанционного работника и работодателя может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи или в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору и позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде.