Гарантированное Конституцией Российской Федерации право работника на ежегодный отдых и корреспондирующая ему обязанность работодателя предоставить время для такого отдыха реализуются в рамках трудовых отношений посредством процедуры предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска (далее также — ежегодный отпуск, отпуск). Под предоставлением отпуска в данном случае понимается весь комплекс мероприятий, включая планирование, перенесение и собственно предоставление отпуска. Процесс, подпроцесс и процедура в рамках данного исследования принимаются за равнозначные понятия.
Как совокупность действий, совершаемых работодателем и работником, по правилам и в сроки, которые нормативно закреплены, предоставление ежегодного отпуска — одна из трудоправовых процедур [1, с. 168]. С точки зрения выполнения работником кадровой службы или иным ответственным работником трудовой функции по документационному обеспечению работы с персоналом предоставление ежегодного отпуска — это кадровая процедура. Действия работника кадровой службы или другого ответственного работника выражаются в совершаемых ими кадровых операциях. Совокупность кадровых операций образует кадровую процедуру.
Трудоправовая процедура предоставления ежегодного отпуска предопределяет кадровую процедуру, задает для нее правила и темп. Кадровая процедура подчинена трудоправовой процедуре, по сути, она инструмент практической реализации последней. Общим между процедурами является опосредованность документами. Правда, в первом случае документ предназначен для фиксации действий и событий, которые влекут юридические последствия, а во втором случае документ запускает процесс совершения кадровой операции либо является ее результатом. Документы, опосредующие обе процедуры, во-первых, не всегда совпадают (например, издание приказа об отпуске Трудовым кодексом Российской Федерации (далее — ТК РФ) не предусмотрено), во-вторых, могут иметь разное значение (например, уведомление о начале отпуска).
Документационное сопровождение трудоправовой процедуры предоставления ежегодного отпуска выглядит проще в сравнении с кадровой процедурой. В соответствии с ТК РФ в процедуре фигурирует график отпусков, заявление о предоставлении отпуска до истечения шести месяцев непрерывной работы, заявление о переносе отпуска, заявление о замене отпуска, превышающего 28 календарных дней, денежной компенсацией и заявление на предоставление отпуска с последующим увольнением. В кадровой процедуре документов гораздо больше. Это связано с тем, что в какуюто форму должны быть облечены упоминаемые законодателем «пожелание работника», «соглашение сторон», «извещение о времени начала отпуска», «согласие работника на перенесение отпуска», «отзыв из отпуска», «согласие на отзыв из отпуска».