В нашей компании мы сделали акцент на кадры: каждый в коллективе должен иметь понимание о функционировании предприятия в целом, об этапах реализации проекта. При этом у сотрудника отсутствуют строгие рамки ответственности, но у каждого определен функционал в рамках его компетенций. Работая над реализацией сложных проектов, мы сталкивались ситуацией, когда при четком регламенте работы каждого сотрудника и строгих рамках ответственности взаимодействие между подразделениями не имело должной оперативности. Реализация проекта приостанавливалась до вмешательства непосредственного руководителя. Проведя анализ, мы пришли к выводу, что причиной неэффективной работы стали жесткие рамки зон ответственности подразделения и каждого сотрудника.
Основной анализ был проведен при рассмотрении взаимодействия между Проектным и Монтажными отделами, так как именно при работе данных отделов возникали наибольшие сложности. Результатом проведенных мероприятий стало серьезное изменение принципов формирования зон ответственности и расширения должностных обязанностей. Выявлены проблемы и пути их решения.
Проблема: отсутствие мотивации для эффективного взаимодействия. После выполнения собственной работы отделу нет необходимости поддерживать дальнейшее взаимодействие по работе над реализацией проекта. Решение: изменение системы мотивации. Все структурные подразделения, задействованные в реализации проекта, премируются по результатам выполнения работ. Были добавлены критерии оценки: количество и длительность задержек выполнения работ, общий срок реализации. Результат: дополнительная финансовая мотивация позволила обеспечить мотивацию сотрудников к скорейшему решению поставленной задачи. Работа над реализацией проекта на каждом этапе стала общим делом.
Проблема: жесткие рамки зон ответственности. Каждое структурное подразделение имело четкий регламент по выполняемому функционалу. Выход решаемой задачи за рамки, определенных ранее, функций вызывал у сотрудников негативные реакции. Решение: расширение функционала подразделения и каждого сотрудника. Были пересмотрены регламенты по функционалу отдела, добавлены зоны ответственности, затрагивающие весь процесс реализации проекта. Результат: расширение зон ответственности позволило нивелировать работу отделов и сотрудников в рамках четкого круга обязанностей. Сотрудники отделов подключаются к работе над реализацией проекта на всех стадиях, в рамках своих компетенций. Проведя анализ и наметив пути решения сложившейся проблемы, в процессе реализации изменений была выявлена дополнительная проблема, а именно нежелание некоторых сотрудников действовать за рамками четких должностных инструкций. Например, проектировщик не хотел участвовать в реализации проекта после согласования документации с заказчиком, мотивируя это тем, что он является проектировщиком и не обязан объяснять свои решения монтажному отделу и выслушивать замечания. Была проведена дополнительная оценка компетенций сотрудников, проведены работы по подбору нового персонала. Результатом всех проведенных мероприятий стало снижение задержек в производстве работ, реализация каждого этапа проекта стала общим делом.