Требования к оформлению кадровой документации, безусловно, имеют огромное значение. Нет сомнений, что правила, устанавливающие определенные правила к форме, содержанию кадровой документации, сроки и порядок ее учета и хранения, необходимо неуклонно соблюдать. Это позволяет обеспечить не только права работников, в т.ч. в случае необходимости подтверждения определенных обстоятельств, связанных с исполнением трудовых обязанностей у конкретного работодателя, но также права, свободы и законные интересы самих работодателей.
Неслучайно требования к формам отдельных кадровых документов устанавливаются на уровне федерального закона. Так, в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете) первичный учетный документ, которым оформляется каждый факт хозяйственной жизни, должен иметь обязательные, предусмотренные российским законодательством реквизиты. При этом первичный учетный документ подлежит составлению при совершении факта хозяйственной жизни, либо в случае, когда такое невозможно, непосредственно после его окончания.
К числу приведенных выше первичных учетных документов, несомненно, относятся документы, которыми оформляются трудовые отношения.
Исходя из ч. 4 ст. 9 Закона о бухучете формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта.
Таким образом, формы отдельных работодательских актов (приказов, распоряжений, др. документов), которыми оформляются факты хозяйственной жизни, связанные, например, с выплатой работнику заработной платы, так называемых отпускных, устанавливаются основания для осуществления компенсационных выплат, предусмотренных для случаев направления работника в командировку и др., утверждаются работодателем самостоятельно с учетом требований федеральных законов.
Неслучайно основной документ, устанавливающий требования к формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (речь идет о Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты») с 1 января 2013 г. утратил свое назначение. Это обусловлено тем, что с принятием Закона о бухучете формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, перестали быть обязательными к применению.