Дебиторская задолженность является неизбежным следствием существующей в стране системы денежных расчетов между организациями, при которой всегда имеется разрыв времени платежа с моментом перехода права собственности на товар, между предъявлением платежных документов к оплате и временем их фактической оплаты.
Дебиторская задолженность может возникнуть как по внутренним расчетам учреждения, так и при работе со сторонними организациями. На каком счете учитывать сумму дебиторской задолженности, зависит от причины появления долга.
Дебиторская задолженность может возникнуть в следующих случаях:
1) поставщик не отгрузил покупателю оплаченные авансом товары (у покупателя);
2) покупатель не оплатил поставщику поставленные им товары, выполненные работы (оказанные услуги) (у поставщика);
3) сотрудник не отчитался за полученные в подотчет суммы, не возместил причиненный ущерб учреждению (у учреждения-работодателя).
В связи с вступлением в силу с 10.04.2016 приказа Минфина России от 01.03.2016 № 16н, изменился порядок признания задолженности неплатежеспособных дебиторов нереальной к взысканию. Теперь решение о списании этой задолженности принимает комиссия по поступлению и выбытию активов.
Бюджетные учреждения должны контролировать дебиторскую задолженность, следить за сроками ее погашения, своевременно списывать безнадежную задолженность в бухгалтерском учете.
В бухгалтерском учете дебиторскую задолженность необходимо списывать два раза: сначала с балансового учета, а потом с забалансового учета.
С балансового учета дебиторская задолженность списывается на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов. Например, если истек срок исковой давности, дебитор умер или организацию-должника ликвидировали.
После списания с балансового учета, как правило, дебиторскую задолженность нужно поставить на забалансовый учет – на счет 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов».
На счете 04 бюджетные учреждения учитывают задолженность в течение пяти лет (иного срока, установленного законодательством) за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников.