Учреждения могут выдавать сотрудникам деньги под отчет, например, на административно-хозяйственные нужды или командировочные расходы, для оплаты материальных запасов и основных средств: хозяйственные или канцелярские товары, запасные части, ГСМ; работ или услуг: ремонт оргтехники, транспортных средств. Также через подотчетных лиц выплачивают зарплаты, стипендии, пенсии и пособия. В этом случае деньги получает сотрудник, который затем выдает их другим лицам.
Ревизия расчетов с подотчетными лицами обязательно включается в программу проверки финансово‑хозяйственной деятельности со стороны учредителя или государственных контрольных органов. Поэтому учреждению также целесообразно организовать внутренний контроль учета расчетов с подотчетными лицами.
По общему правилу деньги выдают сотруднику, только если у него нет задолженности по ранее полученным подотчетным суммам. Однако можно выдать наличные под отчет даже при задолженности по прошлому авансу — при условии, что срок отчета по такому авансу еще не наступил. Например, если товары стоят дороже и подотчетных средств не хватает или когда сотрудника направили в новую командировку до истечения срока отчета по предыдущей и т.д. (п. 214 Инструкции № 157 н, п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210‑У) [1; 2].
Правила выдачи денежных средств сотрудникам под отчет утверждаются в учетной политике. Правила касаются выдачи наличных денег из кассы или денежных документов (например, почтовых марок, авиа- или железнодорожных билетов, талонов на бензин с фиксированной суммой), а также перечисления на банковскую карту сотрудника.
Выдать деньги под отчет можно как штатным сотрудникам, так и тем, кто работает по гражданско-правовым договорам (ГПД) [2].
Необходимо обратить внимание, что список подотчетных лиц лучше не включать в учетную политику, а целесообразнее утвердить отдельным документом. Тогда его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику допускается только в строго ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ).