Деятельность любого учреждения невозможно представить без использования оргтехники, представляющей собой комплекс технических средств для автоматизации управленческих и офисных работ.
Современные средства оргтехники делятся в зависимости от области предназначения на группы:
1. Коммуникационные средства – это средства телефонной, мобильной, факсимильной связи, а также электронная почта. По своему расположению телефоны могут быть носимые и стационарные, а по системам связи – радио- и проводные телефоны. Мобильной связью признается любая радиосвязь, которая позволяет абоненту выполнять коммуникативные функции без привязки к определенному месту. Факсимильные средства связи (факс, ПК с факс-модемом) позволяют передавать изображения по телефонному каналу (радио- или проводному).
Электронная почта как коммуникационная оргтехника – это система обмена текстовой, фото- или графической информацией с собеседником, которая осуществляется через ПК или сотовый телефон, имеющие подключение к Интернету.
2. Электронные устройства – персональный компьютер, ноутбук, нетбук и т.п. позволяют координировать работу некоторых других видов оргтехники (например, сканера, принтера).
3. Печатающие устройства представлены в современном учреждении сочетанием компьютера и принтера.
4. Множительные средства включают копировальную оргтехнику – это копировальные машины, сканеры, ризографы, которые значительно упрощают процесс размножения документов. Ризограф используется для создания брошюр, буклетов большим тиражом, размножение которых представляется трудоемким для копировальных аппаратов и экономически невыгодным для профессиональных типографий.
5. Многофункциональные устройства – это устройства «всё в одном», которые позволяют существенно сэкономить офисное пространство, поскольку один такой аппарат одновременно может являться либо телефоном-факсом, либо факсом-копиром-сканером, либо копиром-сканером-принтером.
6. Презентационные средства оргтехники – это такие технические средства, как мультимедиа проектор и overhead (проекционный аппарат), без которых сегодня невозможны полноценный доклад или презентация.