Дебиторская задолженность может возникнуть в учете бюджетного учреждения как при работе со сторонними контрагентами, так и по внутренним расчетам, если контрагент не исполняет принятые на себя обязательства. Однако работа с дебиторами должна начинаться не тогда, когда дебиторская задолженность попадает в разряд просроченных долгов, а уже на стадии заключения договора. Чтобы не допустить возникновения дебиторской задолженности или ускорить ее погашение, необходимо предусмотреть соответствующие меры при заключении договора и включить в него следующие положения:
— положение об ответственности контрагента за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств;
— требование об обеспечении исполнения договора;
— авансовый механизм расчетов, снижающий риск неисполнения контрагентом обязательств;
— механизм разрешения возможных разногласий в досудебном порядке.
Кроме того, в учреждении должна быть разработана система управленческого учета дебиторской задолженности, предусматривающая работу с контрагентом вплоть до исполнения им своего обязательства.
В соответствии с требованиями ч. 4 ст. 34 Федерального закона № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» при заключении контракта в него в обязательном порядке должно быть включено условие об ответственности заказчика и поставщика (подрядчика, исполнителя) за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств, предусмотренных контрактом. Поставщик должен предусмотреть в контракте уплату неустоек (пени и штрафов) в случае просрочки исполнения заказчиком обязательств, предусмотренных контрактом.
Пеня начисляется за каждый день просрочки исполнения обязательства, предусмотренного контрактом, начиная со дня, следующего после дня истечения установленного контрактом срока исполнения обязательства.
Такая пеня устанавливается контрактом в размере 1/300 действующей на дату уплаты пеней ставки рефинансирования Банка России от не уплаченной в срок суммы.