Согласно трудовому законодательству трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ), в котором отражается информация о его трудовой деятельности, в частности наличие специального образования, квалификационный уровень, награды, места прежней работы и причины увольнения.
Трудовые книжки были распространены в СССР, Германской Демократической Республике и Болгарии, в настоящее время применяются во многих странах СНГ.
В европейских странах важность трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности работника подтверждается историей возникновения данного документа.
Так, к примеру, во Франции с 1749 г. от работника при приеме на работу требовалось предъявить документ от предыдущего нанимателя. Этот порядок был введен с целью борьбы с бродяжничеством. С 1781 г. были введены «трудовые книжки» (фр. Livret d’ouvrier). Они были отменены во время Великой Французской революции, но вновь введены в 1803 г. при Наполеоне. До 1854 г. трудовые книжки постоянно находились у нанимателя.
В Германии (нем. Arbeitsbuch) трудовые книжки были введены в 1892 г., а позднее (1935–1945 гг.) вводилась система трудовых книжек, обязательных для всех работников. В послевоенной ГДР трудовые книжки существовали до 1967 г.
В Италии трудовые книжки (итал. Libretto del lavoro) существовали в 1935 –1997 гг., затем были заменены трудовой информационной системой (SIL, Sistema Informativa Laboro).
В Словении (словен. Delovna knjižica) трудовые книжки применялись в 1990 –2009 гг., позднее заменены базой данных пенсионного фонда.
В России трудовые книжки появились в 1918 г.
Правовое закрепление трудовая книжка получила в Правилах о трудовых книжках (приложение к ст. 80 Кодекса законов о труде 1918 г. // Собрание Узаконений и Распоряжений Рабочего и Крестьянского Правительства РСФСР. — 1918. — № 87–88. — Ст. 905), что явилось первым опытом оформления трудовых отношений.
Трудовая книжка упраздняла любые удостоверения личности для лиц, трудившихся по найму; членов советов и правлений акционерных обществ, частных торговцев, биржевых маклеров, торговых и коммерческих посредников и прочее.