Организация (арендатор) планирует заключить с физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем (арендодатель), договор аренды принадлежащего ему на праве собственности транспортного средства без экипажа. Затем организацияарендатор (субарендодатель) планирует передать данное транспортное средство по договору субаренды другой российской организации (субарендатор) также без экипажа. При этом арендатор не планирует фактическую эксплуатацию данного транспортного средства, а полностью передает его по договору субаренды в пользование субарендатора.
У руководителя организации и бухгалтера возник вопрос: каков порядок формирования налоговых обязательств по налогу на прибыль организаций в части расходов, связанных с исполнением данных договоров для организации-арендатора (субарендодателя) и организации-субарендатора; каков порядок документального оформления таких сделок; необходимо ли оформлять путевые листы?
На заданные вопросы кратко можно ответить следующим образом: в налоговом учете арендатора расходы в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства с физическим лицом, учитываются в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль организаций. При этом иных расходов в связи с исполнением данного договора арендатор не несет, так как фактически данное транспортное средство не эксплуатирует.
В налоговом учете субарендатора расходы в виде арендной платы по договору субаренды, а также иные расходы в виде затрат на приобретение горюче-смазочных материалов, запасных частей, проведение ремонта и технического обслуживания транспортного средства также учитываются в целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль организаций.
Документальным подтверждением таких расходов являются первичные учетные документы, соответствующие требованиям Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ), подтверждающие производственную направленность расходов и факт их осуществления.
Для возможности учета и обоснования расходов при налогообложении прибыли в целях подтверждения экономической оправданности и производственной (служебной) направленности затрат, связанных с использованием арендованного автомобиля, организации-субарендатору необходимо оформлять путевые листы (или иные аналогичные документы, разработанные организацией) с указанием в них в том числе маршрута движения.