После того, как наша страна взяла курс на реализацию Стратегии научно-технологического развития (Указ Президента РФ от 01.12.2016 № 642 «О Стратегии научно-технологического развития Российской Федерации), определивший среди приоритетных направлений в том числе развитие цифровых технологий, обеспечение повышения восприимчивости экономики и общества к инновациям, одной из целей развития государства (Указ Президента РФ от 21.07.2020 № 474 «О национальных целях развития РФ на период до 2030 года») была указана цифровая трансформация общества, в том числе в ключевых отраслях экономики и социальной сфере. Однако и трудовое право, и кадровое делопроизводство, сформировавшиеся в период индустриального общества, оказались не готовы регулировать складывающиеся отношения и требовали внесения соответствующих изменений. Создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений представляет собой одну из задач трудового законодательства, и те изменения, которые происходят в кадровом делопроизводстве в связи с все большим проникновением в него цифровизации, учитываются как трудовым законодательством, так и судебной практикой.
С 2021 года стало возможным ведение электронного документооборота в сфере трудовых отношений — создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ст. 22.1 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ).
Введение электронного документооборота становится возможным у данного работодателя при соблюдении им следующих условий:
• использование работодателем информационных систем;
• разработка и принятие работодателем локального акта, отвечающего требованиям, содержащимся в ст. 22.2 ТК РФ;
• наличие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота;
• обмен документами осуществляется с использованием разных видов электронных подписей с учетом требований ст. 22.3 ТК РФ, ст. 5 ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи», в связи с чем работодатель должен обеспечить наличие соответствующих видов подписей как у своих представителей, так и у работников.