Должна ли организация распечатывать, подписывать и хранить в бумажном виде следующие документы: записки-расчеты о предоставлении отпуска работнику и при увольнении, справки-расчеты по больничному листу, книги покупок и продаж, регистры бухгалтерского и налогового учета?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: документы должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Документы, составленные в электронном виде, могут храниться на машинных носителях информации. При этом они должны быть заверены электронной цифровой подписью уполномоченных лиц. Распечатка электронных документов в целях их хранения нормативно не предусмотрена и не требуется (но не запрещена).
Обоснование вывода
1. Формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, правила документооборота определяются организацией (ее руководителем) самостоятельно в учетной политике (ст. 7, 8, ч. 4 ст. 9, ч. 5 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ), п. 28 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).
Согласно п. 23 ФСБУ 27/2021, экономический субъект должен хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, за исключением случаев, установленных законодательством РФ.
В соответствии с п. 24 ФСБУ 27/2021 документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.
Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Следовательно, подлинниками первичных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в электронном виде, выступают именно электронные формы таких документов, подписанные электронной подписью (ч. 5 ст. 9, ч. 6 ст. 10 Закона № 402-ФЗ). При этом средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).