Организация арендует у физического лица автомобиль без водителя. Водитель (сотрудник организации) тратит собственные деньги на бензин (по 2600 рублей раз в три дня) и на техническое обслуживание, использует машину только по делам организации.
Можно ли компенсировать водителю расходы на бензин и техническое обслуживание в полном объеме? Что для этого нужно?
В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает следующие расходы, связанные со служебными поездками:
— расходы на проезд;
— расходы на наем жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
При этом размеры и порядок возмещения таких расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (ст. 168.1 ТК РФ).
Важно отметить, что положения ст. 168.1 ТК РФ императивны, то есть работодатель обязан возмещать расходы работника, постоянная работа которого имеет разъездной характер (постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.01.2012 №12АП-10268/11).
В рассматриваемой ситуации работодатель обеспечивает сотрудника служебным транспортом (отметим, что право, на котором организация при этом владеет данным авто — собственность, аренда, безвозмездное пользование — правового значения не имеет). В то же время сотрудник несет расходы на бензин, техобслуживание транспорта и расходные материалы. По нашему мнению, такие расходы (часть расходов) непосредственно связаны со служебными поездками работника, соответственно, должны возмещаться работодателем при условии документального подтверждения работником понесенных расходов.
Из положений части второй ст. 168.1 ТК РФ следует, что перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Кроме того, если работа имеет разъездной характер, то соответствующее условие в обязательном порядке вносится в трудовой договор (часть вторая ст. 57 ТК РФ).