Сколько платить сотрудникам за использование личных компьютеров на удаленке

ВПРАВЕ ЛИ УЧРЕЖДЕНИЕ НЕ ПЛАТИТЬ КОМПЕНСАЦИЮ?

Трудовое законодательство обязывает работодателей компенсировать работникам затраты, связанные с использование личного имущества в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Например, амортизацию компьютеров, ноутбуков, плату за Интернет, электричество, расходы на бумагу и т. п. Но, скорее всего, ваш руководитель в первую очередь спросит: можно ли такую компенсацию не платить и что за это будет? Если компенсацию не платить, а сотрудник ее потребует, то возможно два варианта развития событий.

В трудовом договоре компенсация не прописана. Сотрудник потребует включить условие о выплате компенсации в трудовой договор. Далее обратится с заявлением о выплате причитающейся суммы. Если ему отказать, он может пожаловаться в трудовую инспекцию, районную прокуратуру или суд.

В трудовом договоре компенсация прописана. Тогда для начала сотрудник подаст письменное заявление на выплату компенсации. Если его не удовлетворить, он может пожаловаться в трудовую инспекцию, районную прокуратуру или суд.

Помимо разборок с проверяющими или судебных тяжб, придется выплатить компенсацию за все дни задержки. Первым днем задержки является день, следующий за установленной датой выплаты компенсации. Последним днем задержки является дата фактической выплаты.

В КАКОМ РАЗМЕРЕ ПОЛОЖЕНА КОМПЕНСАЦИЯ

Если руководитель примет решение выплатить сотрудникам компенсацию, то вам надо будет рассчитать ее размер и обосновать. В Трудовом кодексе РФ нет порядка расчета компенсации за использование личного имущества, поэтому определять ее нужно в каждом конкретном случае.

Если удаленщик в период карантина работает на своем компьютере и использует свой Интернет, то сумму компенсации определите по договоренности. Предлагаем установить суммы по отдельности.

Размер компенсации за использования Интернета. Самый простой способ рассчитать стоимость компенсации — пропорционально дням работы на удаленке из стоимости абонентской платы. Например, размер абонентской платы за месяц составляет 650 руб. На удаленке в марте сотрудник работает 10 дней. Размер компенсации будет 209,67 руб. (650 руб./ 31 день × 10 дней)

Размер компенсации за использование компьютера. Чтобы рассчитать сумму этой компенсации, логично сначала определить износ личного компьютера сотрудника. Например, стоимость компьютера на рынке — 30 000 руб. Компьютер входит во вторую амортизационную группу. Соответственно, износ личного компьютера сотрудника за месяц составит от 833 до 1200 руб. Далее надо вычислить размер компенсации в зависимости от того, сколько дней сотрудник работает на удаленке.

Однако каждый раз рассчитывать компенсацию за использование личного компьютера трудоемко. Ведь у сотрудников стоимость компьютера разная. Поэтому можете предложить руководителю установить фиксированную сумму. Например, размер компенсации за использование личного компьютера за полный месяц — 900 руб.

КАК ОФОРМИТЬ КОМПЕНСАЦИЮ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО ИМУЩЕСТВА

Размер возмещения расходов и компенсации за использование личного имущества закрепите в соглашении (ст. 188 ТК РФ). Его можно оформить в виде отдельного документа, который подпишут работник и учреждение. Или же в виде раздела трудового договора (приложения к нему). В документе отразите вид используемого имущества, его технические характеристики и регистрационные данные. И определите порядок, срок использования имущества, размер компенсации — в твердой сумме либо установите порядок расчета (см. образец 1).

На основании подписанного сторонами соглашения издается приказ (см. образец 2). Именно он и будет основанием для выплат работнику.

КАК УЧИТЫВАТЬ КОМПЕНСАЦИЮ

В учете возмещение расходов за использование личного Интернета отразите так:

— КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» — в казенных, бюджетных или автономных учреждениях;

— код 221 «Услуги связи» КОСГУ.

В учете делают проводку при начислении суммы:

ДЕБЕТ 0 401 20 221 (0 109 ХХ 221)

КРЕДИТ 0 302 21 737

— начислена компенсация за использование личного имущества.

В учете возмещение расходов за использование личного компьютера отразите так:

— КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» — в казенных, бюджетных или автономных учреждениях;

— код 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

В учет делают проводку при начислении суммы:

ДЕБЕТ 0 401 20 226 (0 109 ХХ 226)

КРЕДИТ 0 302 26 737

— начислена компенсация за использование личного имущества.